Kvalitetssäkrade verktyg

P
Kvalitetssäkrade
verktyg
Manual för handläggare
på Jobbtorg Stockholm och Arbetsförmedlingen
- på väg mot ett Stockholm i världsklass
M
anualen är framtagen ur de erfarenheter som
projektet Etablering Stockholm vill förmedla.
Genom att arbeta med kvalitetssäkrade verktyg
undviker vi dubbelarbete och reprisaktiviteter inom och
mellan organisationer.
Verktygen tydliggör effekten av våra insatser vilket leder
till att handläggare kan korta ledtiderna så att målet egen
försörjning nås snabbare.Verktygen möjliggör uppföljning
av lärande och kompetens efter en avslutad aktivitet eller
insats, såväl hos externa leverantörer som inom organisationen.
Verktygen synliggör deltagarnas kompetenser, både formella och informella. Detta möjliggör matchning före andra
insatser samt tydliggör vilken typ av aktivitet den sökande
är i behov av.
är ett samverkansprojekt mellan Stockholms
stad, Arbetsförmedlingen i Stockholm och Röda korset.
Projektet är delfinansierat av Europeiska socialfonden
och pågår mellan 1 augusti 2009 till 31 augusti 2012.
I N N E H Å L L
sid 6 - 7
Kunskap om den egna kompetensen och personliga mål sid 4 - 5
Vad är kvalitetssäkring?
Söka jobb sid 8 - 9
Grundläggande datorkunskapersid 10 -11
Arbetslivserfarenhet genom praktik
sid 12 -13
Kommunikativ svenskasid 14 -15
???
Vad kan verktygen
innebära för mig
och mitt arbetslag?
Vad är kvalitetssäkring?
Vad är kvalitetssäkring? Med kvalitetssäkring menas att ett
företag eller en organisation har tagit fram verktyg för att
dokumentera och följa processer som stöd för sitt arbete.
Vad är RBS? Resultatbaserad styrning (Performance
Management) är ett förhållningssätt till styrning av offentlig
verksamhet. Det innebär att fokus flyttas från de aktiviteter
och insatser som genomförs till vilka resultat dessa har för
brukarna, klienterna eller medborgarna. Ramböll.
!
Vägledning,
struktur
och effektivitet!
4
VÅRA KVALITETSSÄKRADE VERKTYG:
l
Är uppbyggda av läranderesultat eller påstående och kompetens
inom ett specifikt formulerat område.
l Tydliggör vilket lärande eller kompetens som finns.
l Används som underlag för matchning och för individuell planering.
l Utgör grunden i vår dokumentation.
l Stödjer handläggares arbete med att bygga kedjor och undvika dubbelarbete.
l Minskar risken för reprisaktiviteter, som riskerar
att sänka motivation och ambition för aspiranter och sökande.
KVALITETSSÄKRADE VERKTYG
Vi har tagit fram fem verktyg som vi presenterar här.
Till presentationen har vi också beskrivningar över hur ni kan
dokumentera, testa och säkerställa färdigheter, kompetens
och lärande. Här finns också en sammanställning av underlag
för bedömningen av en sökandes kompetens.
Innan vi planerar en insats eller en aktivitetet behöver vi först
checka av och dokumentera den kompetens och det lärande
som individen redan har. Detta för att undvika reprisaktiviteter och korta den tid det tar för den arbetssökande att nå
FEM VERKTYG
Kunskap om den egna kompetensen och personliga mål
Söka jobb
egen försörjning. De fem verktygen bör därför utgöra grunden
under introduktionstid på till exempel Jobbtorg.
Bygger vi kedjor? Aktiviteterna i Handlingsplaner och Jobbplaner ska leda till kompetenshöjning och effekten ska vara att
den sökande har kommit ett steg närmare målet. Verktygen ska
fungera som stöd i detta arbete. Därutöver kan de användas
som underlag i dokumentationen och självklart som ett utvärderingsredskap. Det är viktigt att handläggare följer upp lärandet med stöd av checklistorna och dokumenterar kontinuerligt.
SÄKERSTÄLL KOMPETENS GENOM
l Dialog mellan handläggare och arbetssökande
5
l Kartläggning/inventering
l Uppföljnings- och slutrapporter från leverantörer,
Kommunikativ svenska
l Observerande av lärande
Arbetslivserfarenhet genom praktik
l Handlingsplan/Jobbplan
Grundläggande datorkunskap
externa aktörer och arbetsgivare
l Ansökningshandlingar
l E-post
l …
VAD ÄR KVALITETSSÄKRING?
???
Varför ska vi checka
av vilken kompetens
som finns?
!
Möjliggöra för
matchning innan
andra insatser!
Kunskap om den egna kompetensen
och personliga mål
Verktyget utgör underlag för matchning och den
individuella planeringen i Jobbplaner och Handlingsplaner. Det kan användas vid ett första kartläggningssamtal,
men vi rekommenderar att man även använder det som
ett underlag vid uppföljning av en insats. Detta för att
kvalitetssäkra lärandet och kompetenshöjningen som
insatsen gett.
Det finns inget hinder för att handläggare upprepar
vissa delar i checklistan. Till exempel efter ett avrop
eller en praktik då en kompetenshöjning eller lärande
har skett.
Vid gruppkartläggningen eller inventering inför
matchning är det nödvändigt att minst två handläggare
6
deltar. En som leder seminariet och ställer frågorna och en som dokumenterar utifrån checklistan. Lämpligt antal sökande är mellan fyra och
sex personer. (Se även Matchning från dag
ett Metod-beskrivning för handläggare på Jobbtorg
Stockholm och Arbetsförmedlingen.)
Underlag för bedömning av vilket lärande
som har skett utgörs av dokumentationen vid
gruppkartläggning/inventering, ansökningshandlingar, personlig kartläggning/inventering och
nulägesbeskrivning eller daganteckning.
Färdighet/kompetens
Checklista
Belägg
7. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning.
7.1 Beskriva sitt mål och sina delmål för att nå
önskat arbete.
7. Mål.
6. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning.
6.1 Beskriva sitt nätverk kopplat till arbete.
6. Identifierat nätverk.
5. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning.
5.1 Ge exempel på några yrken och branscher
som han/hon visar störst intresse för när det
gäller arbete.
5.2 Lista arbeten man önskar bli matchad mot.
5. Lyfta fram egna intressen.
4. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning.
4.1 Ge exempel på vad han/hon är bra
på att göra.
4.2 Ge exempel på hur dessa färdigheter
kan användas i ett specifikt arbete/yrke.
4. Egenskaper.
3. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning.
3.1 Beskriva sin informella kompetens och
färdigheter.
3. Informella kompetenser.
2. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning.
2.1 Beskriva sin egen utbildningsbakgrund.
2. Egen utbildningsbakgrund.
1. CV, personlig kartläggning, handlingsplan, nulägesbeskrivning.
1.1 Lista de yrken/arbeten som han/hon haft.
1.2 Ge exempel på arbetsuppgifter som
ingår i respektive yrke/arbete.
1. Egen historik i arbetslivet.
underlag för bedömning
underlag för dokumentation
7
KOMPETENS OCH MÅL
???
Varför ska vi fokusera
på lärandet?
Söka jobb
Innehållet i checklistan för Söka jobb utgör grundstommen i de jobbsökaraktiviteter som sker på Jobbtorgen,
Arbetsförmedlingen och hos de upphandlade leverantörerna och externa aktörer. Med hjälp av checklistan kan vi
kvalitetssäkra det vi förmedlar och lär ut på våra aktiviteter såsom introduktionspass, work shops, seminarier med
mera.
Underlag för bedömning utgörs av dokumentation
från dialoger mellan sökande och handläggare, handläggares observationer samt sökandes ansökningshandlingar.
!
För att tydliggöra vilken insats
den sökande
kan behöva!
8
FA L L G RO PA R
l Aktiviteter
utan tydliggjort syfte.
Inget fokus på vad aspiranten/sökande ska
kunna efter avslutad aktivitet eller insats.
l
Insatser utan uppföljning.
l
l
Ingen hänsyn har tagits till vilket lärande
och vilken kompetens som redan finns.
Färdighet/kompetens
Checklista
underlag för dokumentation
Belägg
underlag för bedömning
3. Observation, dialog.
3.1 Ge exempel på vanliga intervjufrågor.
3.2 Berätta varför han/hon är intresserad av
tjänsten/arbetet.
3.3 Veta att intrevjuer kan se olika ut, exempelvis rekryteringsträff, gruppintervju etc.
3. Anställningsintervju.
2. Ansökningshandlingar,
observation.
2.1 Upprätta cv/meritförteckning och personligt brev.
2.2 Skicka ansökan till arbetsgivare.
2.3 Förklara syftet med referenser.
2. Jobbansökan.
1. Utskrift, observation,
ansökningshandling.
1.1 Orientera sig i Arbetsformedlingen.se.
1.2 Hitta och registrera sig på jobbsökarsidor
via Internet.
1.3 Kontakta arbetgivare på ett lämpligt sätt,
via telefon och/eller personligt besök, e-post,
hemsida.
1.4 Skicka intresseanmälan till arbetsgivare.
1. Olika sätt att söka arbete.
9
SÖKA JOBB
???
Kortar verktygen vägen
till egen försörjning?
Grundläggande datorkunskap
Testning av grundläggande datorkunskap kan genomföras
individuellt eller i grupp. Vi rekommenderar tester så tidigt
som möjligt efter inskrivning. Gör datatestet med checklistan som underlag så att Handlingsplanen och Jobbplanen blir
individuellt anpassade. Till exempel kan personer som saknar
datakunskap bli erbjudna en kurs.
Lämpligt antal testpersoner är sex till åtta per handläggare
!
Ja, vi undviker
reprisaktiviteter och dubbelarbete!
10
och tillfälle. Är ni två handläggare så kan antalet ökas upp
till 12 personer. Använd checklistan för att snabbt bocka av
färdigheter. På så sätt blir det också tydligt vilka kompetensområden som eventuellt fattas och kan behöva kompletteras.
Underlag för bedömning utgörs av handläggarens observerande, utskrifter, e-post, ansökningshandlingar, externa
leverantörer och aktörers uppföljningsrapporter.
Färdighet/kompetens
Checklista
underlag för dokumentation
Belägg
underlag för bedömning
4. Utskrift, observation, uppföljnings- och slutrapporter från leverantörer och externa aktörer.
4.1 Söka information om företag, arbete på
internet.
4.2 Använda ett enklare översättningsprogram på internet.
4. Internet.
3. Utskrift, observation, uppföljnings- och slutrapporter från leverantörer och externa aktörer.
3.1 Ha ett eget seriöst e-postkonto.
3.2 Ta emot och öppna e-post.
3.3 Skriva och skicka e-post.
3.4 Bifoga dokument.
3. Läsa och skicka e-post.
2. Utskrift, observation, uppföljnings- och slutrapporter från leverantörer och externa aktörer.
2.1 Öppna, skriva i och spara ett nytt dokument.
2.2 Öppna och ändra i ett befintligt dokument.
2.3 Öppna och skriva ut ett dokument.
2. Ordbehandlingsprogram.
1. Utskrift, observation, uppföljnings- och slutrapporter från leverantörer och externa aktörer.
1.1 Starta och stänga av en dator.
1.2 Använda mus för att vänsterklicka, dubbelklicka och högerklicka.
1.3 Använda tangentbordets skriv- och funktionstangenter.
1.4 Använda USB, och cd.
1. Använda en dator.
11
Modul 4
GRUNDLÄGGANDE DATORKUNSKAP
???
Varför ska vi arbeta
med verktygen?
!
De skapar tydlighet för arbetssökande om vad
som förväntas!
Arbetslivserfarenhet genom praktik
Den första delen ska genomföras inför praktikplacering
så att den arbetssökande har samma förväntningar och
förförståelse som handledaren och arbetsgivaren. Detta
kan ske i grupp eller individuellt. Därefter säkerställer ni
lärandet under och efter praktikperioden med den sista
delen av modulen. Med hjälp av checklistan utvärderas
praktiken tillsammans med arbetsgivare och praktikant.
Underlag för bedömning av kompetens och lärande
utgörs av observation, dialog och ansökningshandlingar,
återkoppling från arbetsgivare, handledare och eventuell
leverantör.
12
FRAMGÅNGSRIKA FRÅGOR KORTAR LEDTIDERNA
l Hur följer vi upp aktiviter/insatser?
l Hur vet vi att det är rätt aktivitet/insats vi planerar?
l Ny kompetens som tillkommer – hur tar vi hänsyn
till det vid matchning?
l Behövs ytterligare insats?
l Hur dokumenterar vi resultatet?
Färdighet/kompetens
Checklista
underlag för dokumentation
Belägg
underlag för bedömning
3. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer
och externa aktörer samt arbetsgivare.
3.1 Passa tider.
3.2 Anmäla frånvaro enligt företagets rutiner.
3.3 Anpassa kläder och andra attribut till
arbetet.
3.4 Visa initiativ och ta eget ansvar.
3.5 Visa gott samarbete och kamratskap på
arbetsplatsen.
3.6 Följa arbetsplatsens regler.
3.7 Beskriva sina arbetsuppgifter.
3. Personal- och arbetspolicy.
2. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer
och externa aktörer.
2.1 Förklara skillnaden mellan praktik och
anställning.
2.2 Förklara varför han/hon som praktikant
inte får utföra vissa uppgifter på praktikplatsen.
2. Skillnad mellan praktik och
reguljärt arbete.
1. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer
och externa aktörer.
1.1 Förklara hur praktik kan vara ett sätt för
arbetsgivaren att pröva en individ inför en
anställning.
1.2 Förklara hur praktik kan vara en
möjlighet att visahur jag fungerar i yrket
och på arbetsplatsen.
1.3 Förklara hur praktiken kan ge nya
kunskaper.
1.4 Förklara värdet av nya erfarenheter.
1.5 Förklara hur jag kan använda referenser.
1.6 Beskriva hur en praktikplats kan påverka
språkinlärningen.
1. Syftet med praktik.
13
ARBETSLIVSERFARENHET GENOM PRAKTIK
???
Varför ska vi arbeta med
kvalitetssäkring?
Kommunikativ svenska
Verktyget är en bedömning av nivån på den sökandes kompetens
inom svenska språket. Ni kan använda checklistan som underlag för
bedömning av eventuell kommunikationsinsats eller som underlag
i samsynen mellan coach och matchare och mellan Jobbtorgets olika
delar som exempelvis JT Matchning och Jobbtorgen.
När samförstånd om verktyget råder mellan Arbetsförmedlingen och
Jobbtorg möjliggörs effektiva arbetsmarknadsinsatser.
!
Bättrte
resultat,
snabbare!
14
l Hur upprätthåller vi kvaliteten i våra aktiviteter
över tid?
l Hur säkerställer vi att kvaliteten på våra aktiviteter
är de samma oavsett Vem? Vilka? När? Hur?
l Är våra underlag för bedömning relevanta?
Underlag för bedömning av lärandet kan vara observation, dialog,
återkoppling och uppföljning från leverantör och extern aktör.
Färdighet/kompetens
Checklista
Belägg
4. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer
och externa aktörer.
4.1 Ta med sig efterfrågade dokument/handlingar till ett målinriktat uppföljningssamtal.
4.2 Presentera sina dokument/handlingar
muntligt.
4.3 Presentera sina egna förslag/önskemål/
frågor.
4. Planera inför uppföljningssamtal.
3. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer
och externa aktörer.
3.1 Genom följdfrågor säkerställa att han/hon
har uppfattat saker rätt.
3.2 Tala om när han/hon inte förstår.
3. Muntlig interaktion.
2. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer
och externa aktörer.
2.1 Använda grundläggande hälsnings- och
avskedsfraser.
2.2 Börja samtalet med tydlig presentation
av sig själv och sitt ärende.
2.3 Ta emot enkel information per telefon
och kunna upprepa den.
2. Telefonkontakt.
1. Observation, dialog, uppföljningsoch slutrapporter från leverantörer
och externa aktörer.
1.1 Utifrån situation berätta relevanta fakta
om sig själv.
1.2 Berätta kort om sin bakgrund gällande
utbildning och yrkes-/arbetsrelaterade
erfarenheter.
1.3 Presentera sitt önskemål/budskap/fråga/
inlägg/ärende.
1. Muntlig presentation.
underlag för bedömning
underlag för dokumentation
15
KOMMUNIKATIV SVENSKA
FÖR MER INFORMATION KONTAKTA:
Carina Myrvang, projektledare
e-post: carina.myrvang@stockholm.se
tel: 08-508 35 870
Ulrica Aleite, processtödjare
e-post: ulrica.aleite@stockholm.se
tel: 08-508 355 95
16
Produktion: Stockholms stad, Arbetsmarknadsförvaltningen
Tryck: EO Grafiska, maj 2012.
www.stockholm.se