FALKENBERGS KOMMUNS
FÖRFATTNINGSSAMLING
5.23
s1
INKÖPSPOLICY FÖR FALKENBERGS KOMMUN SAMT MILJÖPOLICY
FÖR UPPHANDLINGEN
fastställda av kommunstyrelsen 1994-08-09 § 195 resp 1996-08-13 § 176
Gäller fr o m
1994-09-01
resp
1996-09-01
Regler för upphandling av kommunens varor och tjänster:
Dnr 1993:415
1995:613
*
För varje inköp skall kontroll ske om centralt avtal är tecknat och, om så
är fallet, detta utnyttjas.
*
Saknas avtal skall upphandling ske enligt lagen om offentlig upphandling.
*
Vid upphandling innebärande teckning av ramavtal skall möjligheten till
samgående med landstinget och övriga kommuner i länet undersökas
via inköpsgruppen.
*
Tecknande av ramavtal sker mellan leverantör och den nämnd, som helt
eller till dominerande del utnyttjar avtalet.
*
Omfattar avtalet hela kommunens förvaltning eller flera förvaltningar där
ingen är helt dominerande ingås avtalet mellan kommunstyrelsen och leverantören.
*
Kommunstyrelsen har även rätt att om speciella skäl föreligger, exempelvis samordningsfördelar med landstinget, bestämma med vem avtalet
skall tecknas.
*
Ingångna ramavtal skall följas av samtliga kommunens förvaltningar med
tillhörande produktions- och basenheter.
Vid behov av inköp av varor av exempelvis högre kvalitet eller då det av
annan orsak finns skäl att frångå ingånget ramavtal skall den centrala inköpsfunktionen kontaktas för godkännande. Om kommunens behov av
varor inte löpande kan tillgodoses genom befintligt avtal skall detta anges
inför kommande upphandling så att kommunens kvalitetskrav till fullo uppfylles.
Vid inköp vid sidan om ingångna ramavtal måste självfallet lagen om offentlig upphandling och av kommunen i övrigt antagna regler för inköp iakttagas.
s2
*
Kommunens upphandlingar och inköp skall ske utifrån en helhetssyn med
beaktande av koncernnyttan för kommunen som helhet och med tillvaratagande av de vinster, som följer på en samordning av kommunens samlade behov på olika varu- och tjänsteområden.
*
Direktupphandling avser mindre inköp över disk när ett anbudsförfarande
innebär för höga administrativa kostnader i förhållande till upphandlingens
storlek eller i fall där varan eller tjänsten inte finns upphandlad genom ramavtal. Direktupphandling av varor enligt ovan får ske när värdet inte överstiger ett halvt basbelopp och intellektuella konsulttjänster i enstaka fall vid
värde understigande två basbelopp.
*
Kommunen som helhet skall alltid tillämpa en gemensam hållning i inköpsfrågor med avseende på lagen om offentlig upphandling, miljöfrågor, konkurrensfrågor m m.
*
Varje budgetenhet skall inför kommande verksamhetsår i god tid redovisa
planerade inköp till den centrala inköpsenheten med hänsyn till kravet på
förhandsannonsering i Official Journal.
*
Varje nämnd/budgetenhet inom kommunen ansvarar för att inköpen sker
enligt föreskriven samordning.
*
Samordning av upphandlingar gemensamt med landstinget Halland och
andra kommuner skall ske genom inköpsgruppen och den centrala inköpsfunktionen.
*
Vid frågor om upphandling, avtalskonstruktioner och lagstiftning skall den
kunskap, som kan erhållas genom inköpsgruppen och den centrala inköpsfunktionen, utnyttjas.
*
Diskussion och överenskommelse angående den praktiska tillämpningen
av dessa regler förutsätts ske mellan förvaltningarna och den centrala inköpsfunktionen.
_________________
Miljöpolicy för upphandling
Genom det av fullmäktige antagna miljö- och kretsloppsprogrammet har fastslagits att kommunen skall ha en särskild miljöpolicy för upphandling. Denna
skall ingå i kommunens samlade regler för inköp.
Grundläggande utgångspunkter
*
Falkenbergs kommun skall verka för ett kretsloppsanpassat långsiktigt
hållbart samhälle genom att bl a ha långt gående miljökrav vid inköp och
upphandling.
*
Kommunen skall ge entydig signal till marknaden att miljöanpassning är
ett kundkrav.
*
Kommunen vill inspirera andra att handla miljövänligt genom att vara ett
gott exempel.
5.23
s3
*
Med en hög målsättning i fråga om miljöpolicy för upphandling är kommunen beredd att i vissa fall påta sig en merkostnad av miljöskäl.
Med dessa utgångspunkter kan vi minska kommunens egen miljöpåverkan och
samtidigt ge kommunen ökad trovärdighet i sin roll som miljöinformatör.
Nivåer för produktbedömning
*
Produkter som innehåller ämnen som är förbjudna eller har mycket negativa hälso- och/eller miljöeffekter skall inte köpas.
*
För produkter med tydligt miljö- och hälsoskadliga effekter är huvudregeln
att dessa inte skall köpas. Avsteg skall särskilt motiveras. Anledning till
avsteg kan bl a vara att ersättningsprodukter helt saknas eller inte kan erhållas utan mycket stora kostnadsökningar.
*
För vissa produkter kan rekommendationer utfärdas om olämplighet ur
miljösynpunkt. Här gäller att miljöfaktorer får vägas mot andra aspekter i
upphandlingen.
Konkreta riktlinjer vid upphandling
*
Produkter med lång livslängd och där materialet kan återvinnas skall prioriteras.
*
Utrustning som är energisnål, vattensnål, kemikaliesnål och som inte har
miljöfarliga komponenter prioriteras.
*
Produkter utan miljömärkning skall vara miljödeklarerade.
*
Miljökravsspecifikationer skall utarbetas för de volymmässigt största varugrupperna med en livscykelanalys som klarlägger relationen mellan t ex
pris, transportavstånd och miljöpåverkan.
*
Vid upphandling av kemiska produkter skall den s k utbytesregeln i Lagen
om kemiska produkter uppmärksammas.
*
Produkter som uppfyller kriterierna för Bra miljöval, Svanen (eller motsvarande) skall i första hand köpas, om det är funktionsmässigt och ekonomiskt rimligt.
Anbudsunderlag och värdering av anbud
För att anbud skall kunna bedömas ur miljösynpunkt skall en deklaration krävas
av anbudsgivaren. En ”deklarationsblankett”, anpassad till respektive varugrupp,
skall skickas med anbudsunderlaget. Miljödeklaration skall alltid innehålla redovisning av tillverkningsprocess och återvinningsmöjlighet, samt uppgift om ursprung och transportsätt. Dessutom skall en innehållsdeklaration lämnas. I
många fall är innehållet i kemiska produkter sekretessbelagt av kommersiella
skäl. Vid våra upphandlingar skall vi ändå kräva redovisning av allt innehåll för
miljöfarlighetsbedömning.
s4
Om det i samband med anbudsvärderingen framkommer att en produkt, som rekommenderas ur miljösynpunkt, betingar ett väsentligt högre pris än andra jämförbara varor, skall miljö- och hälsoskyddskontoret delta i bedömningen.
Utbildning, uppföljning, utvärdering
För att väva in miljöfrågor i upphandling är kunskap viktig. Därför bör alla, som
handhar upphandling, erhålla anpassad utbildning.
Miljökriterier, specifikationer och annat faktamateriel skall kontinuerligt uppdateras.
En uppföljning/utvärdering av inköpspolicyns funktion från miljösynpunkt skall
göras varje år i samband med miljöbokslutet.
__________________
