Rubrik
Riktlinje för hantering av
störningar i Orbit
Författare
Sigling Puck
Dokumenttyp
Riktlinje
Gäller from
2016-05-01
Faktaägare
Förvaltningsgrupp
Operationssystem
Giltigt t o m
2018-06-30
Sida:
1 (5)
Gäller för (enhet)
Region Skåne
Version:
5
Utskrivet dokument gäller inte som original!
Riktlinje för hantering av störningar i Orbit
Elektiva patienter
En störning skall registreras av planerare vid specialiteten i så nära anslutning som möjligt
till den tidpunkt då ett beslut är taget om en ändrad planering av skapad behandling.
Planeraren meddelas telefonledes av koordinator på operation om aktuell orsak och
tidpunkt för beslutet.
Akuta och subakuta patienter
En störning skall registreras av koordinator vid operation i så nära anslutning som möjligt
till den tidpunkt då ett beslut är taget om en ändrad planering av skapad behandling. Vid de
tillfällen den akuta patienten sedan tidigare är planerad för ett elektivt ingrepp av samma
art som det akuta tillfället skall koordinator vid operation mejl- eller telefonledes meddela
ansvarig planerare vid specialiteten.
Vid registrering av störning skall den störningstyp, störningsorsak och åtgärd anges som
låg till grund för störningen vid det tillfälle då beslutet togs.
Förtydligande av åtgärdernas betydelse
Ingen förändring –
Påverkar inte behandlingens status och kan tillämpas då
dokumentation skall finnas kvar
Överför till akut –
Ändrar behandlingens angelägenhetsgrad till akut
Överför till subakut – Ändrar behandlingens angelägenhetsgrad till subakut
Överför till elektiv – Ändrar behandlingens angelägenhetsgrad till planerad
Avbryt behandlingen – Ändrar behandlingens status till avbruten
Omplanera –
Tar bort planerat operationsdatum och återför behandlingen
till väntelistan
Vid överföring till akut/subakut/elektivt måste den som lägger störningen aktivt gå in i
behandlingen och rätta till prioritet utifrån behandlingens nya angelägenhetsgrad.
Riktlinje för hantering av störningar i Orbit
1
Vid registrering av en störning skall den som lägger störningen, efter samråd med den/de
som registrerat dokumentationen, ta ställning till om journal med dokumentation skall
finnas kvar eller inte.
Dokumentation kan tas bort
Dokumentet töms genom att i operationsjournal och anestesijournal ta bort samtlig
dokumentation inklusive tidsregistrering. En störning läggs med aktuell störningstyp, orsak
och åtgärd. Aktuell att använda vid de tillfällen då en tänkt behandling har avbrutits av
andra skäl än försämring av patientens hälsotillstånd. Om all information i en fas tas bort
och behandlingen är aktuell att återanvändas kan funktionen Återgå till ej påbörjad
användas.
Dokumentation skall finnas kvar
En störning läggs med aktuell störningstyp och orsak. Åtgärd väljs utifrån följande
kriterier, ”Avbryt behandling” kan och bör väljas så länge patienten inte har en komplett
tidsregistrering. Har patienten fått status Opererad ska åtgärden ”Ingen förändring” väljas
och en ZXF-kod bör läggas som primär åtgärd. Ny operationsanmälan skapas vid behov av
att omplanera patienten. Aktuell att använda vid de tillfällen då en tänkt behandling har
avbrutits exempelvis pga. försämring av patientens hälsotillstånd.
Syftet med att registrera störningsorsaker är att få en bild av vad som orsakar förändringar i
planerad verksamhet. (Inklusive akutverksamhet, som även den innefattar någon form av
planering). Statistiken kan användas som underlag i förbättringsarbetet.
I Orbit 5 finns tre olika störningstyper:
Sjukhusrelaterade (S) –
Avser störningar som orsakas av faktorer som
sjukhuset/avdelningen kan påverka och som inte orsakas av
patienten. Används endast om patienten meddelats tid om
behandling, men undantag av orsaken ”Ändrad bedömning”
som kan användas även om patienten inte fått någon tid
Patientrelaterad (P) –
Avser störningar som orsakas av patienten. Innefattar även
förändringar i patientens tillstånd som sker under
väntetiden. Används endast om patienten meddelats tid om
behandling. Undantag är om patienten meddelar att hen inte
längre är intresserad av operation, eller om patienten har
avlidit, vilket måste registreras även om patienten inte fått
tid
Administrativ (A) –
Av- eller ombokningar som görs oavsett om patienten
meddelats tid eller inte och som är av administrativ art.
Används även vid händelser vilka inte kan påverkas vare
sig av sjukhuset eller av patienten. (Force majeure)
Riktlinje för hantering av störningar i Orbit
2
Sjukhusrelaterade
S – Prioritering
Ändring av tid/strykning på grund av
prioritering mellan patienter. T ex om
patient med högre prioritering går före
S – Ändrad bedömning
Ändring av tid/strykning på grund av att
den ursprungliga bedömningen var
felaktig eller ofullständig. Innefattar inte
ändringar som orsakas av förändringar i
patientens tillstånd som inte kunde
förutses vid planering, se patientrelaterad
S – Otillräcklig preoperativ utredning
Ändring av tid/strykning på grund av en
otillräcklig preoperativ utredning, eller
att ordinerad utredning inte utförts i
tillräckligt god tid innan operationsdagen. Omfattar även de fall där man
bedömt att patienten skulle klara
dagkirurgi men senare inser att vårdplats
behövs
S – Ej optimerad patient
Ändring av tid/strykning på grund av att
patienten ej är fastande eller har
avvikade lab-resultat på operationsdagen, exempel-vis kvarstående förhöjt
INR eller andra lab-svar som ej hinner
korrigeras i tid
S – Resursbrist/personal
Ändring av tid/strykning som orsakas av
personalbrist, oavsett personalkategori
S – Resursbrist/vårdplatser
Ändring av tid/strykning som orsakas av
brist på vårdplatser på vårdavdelning,
IVA, UVA eller annan enhet
S – Resursbrist/material & utrustning
Ändring av tid/strykning som orsakas av
brist på utrustning eller material. Till
exempel instrument, MT-utrustning,
implantat, operationssal etc
S – Resursbrist/tidsbrist på planerat program
Ändring av tid/strykning som orsakas av
att andra operationer på det planerade
programmet drar ut på tiden
S –Av sjukhusledningen beordrat elektivt stopp
Används i de fall sjukhusledningen
beordrar ett elektivt stopp, oavsett
anledningen till detta stopp
*OBS! Ej införd i Kryh, använd inte!
Riktlinje för hantering av störningar i Orbit
3
Patientrelaterade
P – Uteblivit/sent återbud
Patienten uteblir utan att meddela detta i
förväg eller lämnar återbud så sent, att
det inte går att sätta in en annan patient
på tiden som blev ledig
P – Återbud
Ändring av tid/strykning när patienten
själv begär detta, i så god tid att tiden
kan utnyttjas för annan patient
P – Sjuk/ej möjlig att operera på op-dagen
Ändring av tid/strykning som sker i så
nära anslutning till operationsdagen att
tiden inte kan utnyttjas till annan patient
och som orsakas av ändrad bedömning
på grund av förändring i patientens
tillstånd, vilken inte kunde förutses vid
planeringen. Till exempel nytillkomna
sår eller nytillkommen sjukdom
P – Ändrad prioritering pga förändring i
patientens tillstånd
Ändring av tid/strykning som sker före
planerad operationsdag och som orsakas
av förändringar i patientens tillstånd.
Kan vara upp- eller nedprioritering och
även strykning från väntelistan, till
exempel om patienten är inoperabel
P – Anestesirelaterat
Strykning som orsakas av
komplikationer eller problem under
anestesi, som gör att operationen inte
kan påbörjas. Till exempel
intubationsproblem eller svåra allergiska
reaktioner
P – Avliden
Patienten har avlidit
Riktlinje för hantering av störningar i Orbit
4
Administrativa
A – Vårdgaranti/samordning
Förändringar i planering på grund av
vårdgarantin oavsett om patienten fått tid
eller inte. Används även i de fall en
behandling behöver avbrytas för att den
samordnats med annan behandling på
annan specialitet
A – Överförd till annan vårdgivare
Överförd till annan vårdgivare på
patientens egen begäran eller av annan
orsak
A – Nödvändig ändring i planering
Ändring av tid/strykning som orsakas av
misstag vid planeringen. Gäller framför
allt elektiv planering, då tid måste ändras
på grund av fel- eller dubbelbokning
eller annat planeringsmisstag som gör att
operationen inte kan genomföras
A – Oförutsedda händelser /force majeure
Händelser som inte kan påverkas vare
sig av sjukhuset eller patienten. Till
exempel naturkatastrof, strejk eller annat
A – Överförd från väntelista till bevakningslista Används då en patient uppsatt på
väntelista i Orbit skall tas bort från aktiv
väntelista och istället bli uppsatt för
bevakning
A – Överförd från bevakningslista till väntelista Används då en patient uppsatt på
bevakningslista i Orbit skall tas bort från
bevakning och bli uppsatt för operation
genom att en operationsanmälan skapas
A – Avslutas, bevakning ej aktuell
Används då en patient uppsatt på
bevakningslista i Orbit skall tas bort från
bevakning och inte bli uppsatt för
operation genom att en
operationsanmälan skapas
Riktlinje för hantering av störningar i Orbit
5
