1(4)
2014-11-19
2013/748
Kommunstyrelsen
Ansvarsförbindelse för förtroendevalda i Kumla kommun
Kumla kommun och namn ______________ (persnr) ingår härmed avtal om att en
surfplatta med IMEI-nummer ______________, serienummer ____________ och 3gkort__________________ får disponeras av användaren i sitt förtroendeuppdrag
utifrån nedan givna förutsättningar.
Bakgrund
Kumla kommun tillhandahåller förtroendevalda ledamöter och ersättare i Kumla
kommun med en surfplatta och dess nödvändiga tillbehör (skärmskydd samt ev extra
tillbehör som beror på nedsatt funktionsförmåga) för att tillgängliggöra digitala
möteshandlingar.
Surfplattan räknas som en nödvändighet för uppdraget, eftersom användaren i
enlighet med § 2 förbinder sig till att endast delges handlingar digitalt. Den privata
nyttan är svår att urskilja och surfplattan räknas därför som arbetsredskap och är
skattefri.
Rätt till ersättning för radio- och TV-avgift utgår inte med anledning av
förtroendevaldas innehav av surfplattor.
§ 1 Rätt att få disponera en surfplatta
Genom detta avtal ges den förtroendevalde, nedan benämnda som användaren, rätt
att disponera Kumla kommuns tillhörande surfplatta enligt nedan givna
förutsättningar.
§ 2 Utskick av handlingar endast digitalt
Användaren förbinder sig till att endast delges möteshandlingar, i samband med
utskick, digitalt till sin surfplatta via en av Kumla kommun vald metod och kan inte på
annat sätt ställa krav på en parallell utskrifts- och pappershantering eller epostförsändelse. Förbindelsen avser samtliga handlingar som skickas från Kumla
kommun som är förknippade med användarens uppdrag.
Det inkluderar också att kallelsen bedöms vara utskickad i behörig ordning i och med
att den finns tillgänglig via surfplattan.
§ 3 Tillgång till handlingar samt anteckningsfunktion
De metoder som Kumla kommun använder för att distribuera digitala handlingar är
via en applikation som heter Meetings eller ett webbgränssnitt som heter
Mötesportalen. Användaren kan välja att ladda hem handlingarna (online) och de kan
därför också nås offline. Användaren har möjlighet att skapa anteckningar lokalt på
2(4)
sin surfplatta i mötesapplikationen. Dessa anteckningar kan också delas med andra.
Användaren har också möjlighet att via en kompletterande applikation, ladda hem
handlingar offline och göra anteckningar med mera direkt i dokumentet.
§ 4 Surfplattans användning
Surfplattan är ett av Kumla kommun tillhandahållet arbetsredskap och är avsedd att
användas i samband med användarens uppdrag i syfte att möjliggöra digital
distribution av kallelser, protokoll och övriga nämnds- och utskottshandlingar eller
andra utskick.
Surfplattan får användas för privata syften men användaren bör tänka på att vid
internetanvändning sker detta i egenskap av kommunens representant. Användaren
ska följa kommunens uppsatta riktlinjer för informationssäkerhet.
För att säkerställa att inte obehöriga får åtkomst till information som lagras eller kan
nås via surfplattan ska den lösenordskyddas. Användaren förbinder sig till att
använda sig av surfplattans inbyggda lösenkodslås samt lösenord till
Meetings/Mötesportalen och att inte lämna ut koden eller andra lösenord till annan
person. Användaren ska även se till att lösenordet förvaras på ett sätt som inte gör
det åtkomligt för annan person.
Följande koder och konton med tillhörande lösenord är nödvändiga för
användandet av surfplattan:
1. Inloggning till kommunens nätverk med användaruppgifter för ordinarie epostkonto. Alla förtroendevalda har ett eget e-postkonto i kommunen.
2. Pinkod för simkortet. Behöver anges när surfplattan slås på efter att strömmen
varit bruten. Pinkoden medföljer men kan bytas till egenvald. När den
förtroendevalde får sin surfplatta är pinkoden aktiverad.
3. Lösenkodlås. Egenvalt, (till exempel samma som pinkod för simkortet).
4. Apple-ID för att kunna hämta och köpa applikationer i den digitala affären
kopplad till vald surfplatta. Bygger på e-postadress och ett av användaren valt
lösenord. Kan kopplas till bankkort för att möjliggöra inköp av sk betalappar.
5. Inloggning till Meetings/Mötesportalen. Användarnamn tillhandahålls av
kommunen och användaren väljer lösenord. Denna fungerar som identifiering av att
rätt person kommer åt handlingar. För åtkomst till sekretesshandlingar tillkommer
ett lösenord.
Närmare anvisning om lösenordsskydd meddelas av kommunens IT-avdelning.
Kontakt tas med kommunens IT-avdelning vid frågor om epost-konto eller AD-konto.
§ 5 Sekretess
Användaren förbinder sig, förutom vad som anges i § 4 pkt 5 angående krav på
användning av två lösenord för att säkra korrekt behörighet för de handlingar som är
sekretessbelagda, till att inte ladda hem sekretessbelagda dokument offline på
surfplattan. Detta innebär att sekretessdokument inte får exporteras ut ur
mötesgränssnittet till en annan applikation eftersom det innebär att dokumentet
görs tillgängligt offline.
3(4)
§ 6 Uppkoppling mot nät
Surfplattan är utrustad med 3G/4G-abonnemang och möjlighet till trådlös
uppkoppling finns. Trådlös nätverksuppkoppling är möjlig i kommunens
sammanträdeslokaler. Finns tillgång till trådlöst nätverk även i hemmet eller annat
plats är det lämpligt att använda detta då det ger bättre prestanda.
Användaren ska iaktta vaksamhet när det gäller uppkoppling mot publika nätverk.
Detta gäller med hänsyn till risken för virus. Användaren förbinder sig att inte
använda mobil uppkoppling via 3G/4G utomlands.
§ 7 Programvara
Kumla kommun förser och står för eventuell kostnad för den programvara och de
applikationer som är nödvändiga för uppdraget. Utöver de applikationer som Kumla
kommun tillhandahåller ansvarar användaren själv för de program som installeras på
surfplattan.
Nedladdning av ytterligare applikationer som kostar bekostas av användaren.
Användaren förbinder sig också till att inte manipulera surfplattans
grundfunktionalitet för att t.ex. få högre behörighet i enhetens interna filsystem.
§ 8 Uppdatering, backup och support
Användaren är ansvarig för att surfplattan med programvaror uppdateras i enlighet
med de anvisningar som Kumla kommun meddelar. Ansvar för säkerhetskopiering av
information som lagras av användaren själv i surfplattan är användarens eget.
Användaren erbjuds support för det som rör den digitala nämndhanteringen av
främst den egna nämnden samt för kontohantering via kommunens ordinarie ITsupport på dess öppettider.
§ 9 Vårdplikt
Användaren ska, under den tid som surfplattan disponeras, vårda den väl samt
förvara den säkert. Särskilt ska användaren ta hänsyn till att en surfplatta är
stöldbegärlig.
Om surfplattan tappas bort eller stjäls är det användarens ansvar att polisanmäla
händelsen samt att rapportera detta till kommunens IT-avdelning.
§ 10 Virus
Vid misstanke om att surfplattan smittats av datorvirus ska IT-avdelningen i Kumla
kommun kontaktas för närmare besked hur det ska åtgärdas omgående.
§ 11 Äganderätt
Surfplattan är Kumla kommuns egendom. Användaren får inte sälja, hyra ut,
pantsätta eller på annat sätt överlåta den. Skulle utmätning företas hos användaren
eller denna försättas i konkurs, är användaren skyldig att omedelbart underrätta
Kumla kommun om detta, samt förevisa detta avtal för att upplysa
kronofogdemyndigheten respektive konkursförvaltaren om kommunens äganderätt.
§ 12 Tidsbegränsning och återlämnande
När användarens uppdrag upphör ska denne självmant återlämna surfplattan. På
begäran från Kumla kommun ska surfplattan, även i övrigt, omedelbart återlämnas
till kommunen.
4(4)
Vid begäran om återlämning har användaren fyra veckor på sig att återlämna
surfplattan. Efter fyra veckor sker fakturering i enlighet med bedömning av
kommunledningskontoret utifrån marknadsvärde.
§ 13 Skadestånd
Om användaren bryter mot detta avtal eller på annat sätt använder surfplattan
vårdslöst, kan skadeståndsskyldighet uppstå för användaren.
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar av vilka Kumla kommun och
användaren har tagit var sitt.
Kumla 2015-
Kumla 2015-
____________________________
____________________________
För Kumla kommun
Användaren
____________________________
____________________________
Namnförtydligande
Namnförtydligande
