Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
Systemvetenskap
Rapportinlämning
IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Claus Persson, grupp 2
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlstedt & Andreas Radic
1
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
1.Innehållsförteckning………………………………………………2
1.2 Försättsblad……………………………………………….........3
1.3 Introduktion……………………………………………………...4
- Syfte……………………………………………………………4
- Metod…………………………………………………………..4
- Avgränsningar…………………………………………………4
- Problem………………………………………………………..5
1.4 Litteraturgenomgång…………………………………………...6
- Incitament för förbättringar av system?..............................6
- Steven Alter ur ett förbättringsperspektiv…………………..8
- Paul Beynon-Davies ur ett förbättringsperspektiv……….10
- Likheter och olikheter……………………………………….11
1.5 Diskussion……………………………………………………..12
1.6 Källförteckning…………………………………………………13
1. 2 Abstrakt
Informationssystem skall förbättra verksamheten inom ett företag eller en organisation. Paul
Beynon - Davies och Steven Alter har olika strategier om hur ett informationssystem skall
vara uppbyggt och konstruerat. Det vi ska fokusera på i rapporten är hur de båda författarna
ser på hur man kan förbättra ett informationssystem utifrån sina egna synvinklar och tankar.
Vi kommer även att inkludera deras viktigaste metoder på hur man använder och förbättrar ett
2
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
informationssystem. Paul Beynon-Davies och Steven Alter har olika syner på hur viktigt ett
informationssystem är för verksamheten och vad syftet är till själva informationssystemet.
Därför kommer vi att jämföra deras synsätt på hur IT-system skall förbättra och utvecklas på
bästa sätt.Paul Beynon-Davies har en mer fundamentalistisk syn på helheten av ett system
medan Steven Alter har en mer metodinriktad syn med exempelvis beslutsnivåer och
frågeställningar så man får rätt informationssystem till rätt verksamhet och organisation. Det
Steven Alter och Paul Beynon-Davies vill få ut av informationssystemen är hur man kan
förbättra en verksamhet genom att ha ett bra, fungerande och utnyttjat informationssystem
inom företag och organisationer. Företag och organisationer använder sig av
informationssystem för att få struktur och ordning inom verksamheten.
1. 3 Introduktion
Idag är företag/organisationer väldigt beroende av IT-system. Informationssystem ser enligt
Steven Alter och Paul Beynon-Davies kunna göra stora förbättringar inom en verksamhet.
Dessa informationssystem fungerar inte alltid som de ska i en organisation, utan skapar
istället problem i vissa verksamheter. Därför har både Alter och Beynon-Davies i sina böcker
förklarat olika metoder och tillvägagångssätt för en verksamhet, hur de ska gå tillväga för att
lyckas utvecklas med hjälp av informationssystem. Informationssystem måste förbättras på ett
sätt så att verksamheterna förstår systemet och är till nytta för dem.
3
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
Vi skall därför granska hur system kan förbättras utifrån de olika författarnas
förbättringsperspektiv.
Syfte
Det grundläggande syftet med denna rapport är att jämföra Steven Alter och Paul BeynonDavies syn på IT-system ur ett förbättringsperspektiv. Vi ska själva få god kunskap om hur
informationssystem är uppbyggda. Det ger oss även en grundläggande kunskap över hur man
kan förbättra ett informationssystem inom en organisation, då kan man ta hjälp av deras
aspekter på det hela. Vilket vidare ger oss tankar och idéer över hur vi själva kan förbättra ett
system inom ett företag eller verksamhet. Med hjälp av Beynon-Davies och Alter böcker som
utgångspunkt ska vi kunna utöver det ovanstående kunna föra en diskussion över det valda
ämnet.
Metod
Alla medlemmar i gruppen har läst den första delen av Steven Alters och Paul Beynon-Davies
böcker vilket har gett oss en grundläggande kunskap kring ämnet. Vi har även under denna tid
gjort två stycken enskilda inlämningar som vi har tagit del av. Förutom det har vi haft
föreläsningar samt lektioner som grund för vår kunskap.
Vi har sedan delat upp olika frågeställningar som var och en ska skriva om. Vi har valt att
främst använda oss av den givna kurslitteraturen (E-business och The Work System Method).
Därefter har vi satt oss tillsammans för att gå igenom de enskilda texterna och ge varandra
feedback för förbättring och få en överblick över att alla förstår varandras enskilda texter. Vi
har sedan tillsammans sammanställt våra texter, fått det enhetligt, gjort justeringar och genom
det fört en diskussion för att avsluta vår rapport.
Avgränsningar
IT-system ur ett förbättringsperspektiv är det område som kommer behandlas i vår rapport. Vi
kommer därför att begränsa oss ifrån detaljrika metoder om hur de båda författarna går
tillväga för att förbättra systemen. Vårt mål är att läsaren ska få en generell bild på
förbättringarna och inte hänga fast på de exakta metoder och tillvägagångssätt de båda
författarna behandlar i sina böcker. Vi har valt att inte heller ge några konkreta exempel på
hur Alter eller Davies hade kunnat förbättra sjukvårdens system (till exempel), alltså inte rikta
oss till något speciellt. Som sagt vill vi att läsaren ska kunna se en helhet och sedan utifrån
Problem
Hur har Beynon-Davies och Alter förklarat om hur man kan förbättra en verksamhet genom
användningen av informationssystem?
Därför har vi valt att använda dessa grundfrågeställningar:
Hur kan system förbättras?
Förbättring inom av IT-system enligt Alter?
Förbättring inom av IT-system enligt Beynon-Davies?
4
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
Sedan tänkte vi även skriva en kort text om likheter och olikheter mellan författarnas
litteratur. Dessa frågor har svettsats samman och har en lite annorlunda rubrik i rapporten.
Dessa ämnen kommer vi att behandla under litteraturgenomgången.
1.4 Litteraturgenomgång
Incitament för förbättringar av system?
IT-system och verksamheter är väldigt beroende av varandra. Om ett system inte fungerar går
det inte heller så bra för verksamheterna och vice versa. Ett systems huvudsakliga uppgift är
att underhålla en verksamhets aktivitet. Därför är det väldigt viktigt att samspelet mellan en
verksamhet och det använda systemet används korrekt och har förståelse över IT-systemets
5
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
roll. Ett system är inget som gör allt, löser allt eller kan allt eftersom det exempelvis är
teknologi relaterat. Både Alter och Davies får fram att incitamenten till förbättring i ett system
ligger i att systemen måste ses utifrån en helhet. System måste påverkas av olika faktorer i en
verksamhet. Grunden är att system förbättras genom utveckling i syfte att passa verksamheten
Med en bakgrund till detta ger Alter i de första sidorna av sin bok exempel på att
organisationerna inte använder ett system så som det var tänkt att användas, utan själva väljer
hur man använder det. Detta beror på att verksamheterna saknar intresse och den fulla
förståelsen av exempelvis systemets funktioner. Med anknytning till detta bör användarna av
ett IT-system ha en grundläggande förståelse. Ett IT-system förbättras i takt med att
användarna har förståelse över vad som är fel och hur läget ligger till så att man kan utveckla
systemet för det man vill uppnå. Det finns sju frestelser som för IT-proffs och verksamheter
bakom ljuset.
Sju frestelser
Att man ser system som teknologi
Lägger över ansvar på system (användningen av IT ändrar inte ansvaret för att
organisera och klara av ett arbete)
Man undviker mätningar (viljan att klara av en aktivitet utan att använda sig av mål,
baslinjer eller mätningar av sina prestationer gör det svårt att säga hur väl ett system är
i drift och vilka förbättringar som krävs)
Man accepterar en ytlig analys av verksamheten (en verksamhet kan sätta mål utan att
veta hur man ska fullfölja och uppnå dem)
Acceptans av endimensionellt tänkande (Att fokusera på ett ämne är ett effektivt och
ofta en viktig strategi för att skriva en affärsverksamhetsbok, exempelvis ”kunderna
kommer alltid först”, men detta tänk är totalt otillräcklig för att förstå ett system i en
organisation)
Man förutsätter att önskade ändringar kommer genomföra sig själva (för att göra
ändringar i ett system krävs exempelvis planering och effektiv respons på problem
som uppstår.)
(The Work System Method: Connecting People, Processes and IT for Business Results,
Steven Alter, sidan 4-7.)
Dessa sju leder enligt Alter till dålig kommunikation, orealistiska förväntningar och resultat
utan framgång. Enligt Alter behöver de flesta företag ett effektivt sätt att känna igen dessa
frestelser för att undvika konsekvenserna av dem. Enligt Alter är en början att ifrågasätta sin
organisation om vad som är fel, var problemet ligger, är det mycket frustration över
ofullständig kommunikation och förståelse är exempel på att överkomma dessa sju frestelser
(The Work System Method: Connecting People, Processes and IT for Business Results,
Steven Alter, sidan 7-8.)
För en förbättring av ett system är det då viktigt att man ska se ett system som ett
arbetssystem istället för ett IT-system. System missuppfattas lätt av verksamheterna och av
användarna. Därför är det viktigt att man som tidigare nämndes förenklar innebörden av ett
system och ger en mall över hur det egentligen fungerar. Alter har därför lagt upp den
såkallade ”The Work System Method” för att underlätta innebörden av ett system. I detta
”Work System Method” ges delvis exempel på hur man ska använda denna metod för att få en
6
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
grundläggande förståelse över hur system fungerar. Därför förklarar vi sedan vidare hur Alter
vill att man förbättrar det system han byggt upp för att underlätta för användarna.
(The Work System Method: Connecting People, Processes and IT for Business Results,
Steven Alter, sidan. 21)
Davies behandlar definitionen av begreppet system. Ett system kan definieras som ett
organiserat set av delar som alla är beroende av varandra. Dessa delar existerar eftersom att de
har ett syfte, har stabilitet och är användbara sedda utifrån en helhet. Bland denna definition
av system förklarar Davies att ett system generellt består av undersystem och en omgivning,
det vill säga att allt utanför systemet som påverkar själva systemet. Även här finns drag till
varför system inte kan tillämpas som en ”hårdvara”.
När Davies vidare definierar begreppet system tar han upp vikten av en generell kontroll i
systemet. Kontrollen enligt Davies är mekanismen som förverkligar reglering och anpassning
av systemet. Det är viktigt att man i användningen av ett system bestämmer vad man både vill
styra och uppnå eftersom det i många fall är oklart i verksamheterna, vilket är ett incitament
för förbättring. För att förbättra vanliga IT-system har därför Davies förklarat tre olika system,
Human Activity System, Informationssystem och Information and Communication
Technology (ICT). Var och en av dessa har ett incitament för förbättringen av ett system.
För att ett system skall fungera är det viktigt att en verksamhet ska ha ett syfte, därför vill
Davies förbättra ett system genom att ha ett Human Activity System.
Verksamheter har ofta ingen bra kommunikation på grund av exempelvis de ovanstående
frestelserna Alter tog upp. Därför vill man stödja systemen med ett informations system vars
huvudsakliga uppgift är att uppnå etablerade och satta mål men också för att främja
kommunikationen mellan människor i en verksamhet. Kommunikationsbristen inom en
verksamhet är stor om informationen inte når ut till alla. Att samla och distribuera det är även
det ett informationssystem har som uppgift att göra.
För att lösa problem som uppkommer i en verksamhet så har Davies ett såkallat ICT system
(Information Communication and Technology System). Detta är ett system som man i
praktiskt taget kan överlämna ett problem till och få det löst. Här främjas förändringar och
återigen påpekar (precis som i Alter) att förändringar är nödvändiga och ger positiv feedback
för att få ett fungerande system.
Steven Alters förbättringsperspektiv
Ett system kan alltid förbättras, både ur ett IT perspektiv och ur ett helhetsperspektiv och en
författare som skriver om sådana förbättringar är Steven Alter. I boken ”The Work System
Method: Connecting People, Processes, and IT for Business Results” tar författaren Steven
Alter upp många förbättringar som företag och organisationer kan dra stor nytta av. ”The
Work System Method” är en trestegsprocess som analyserar hela systemet och är skapat för att
hitta fel och förbättra system företag och organisationer använder sig av. Något som Alter
nämner ett flertal gånger i hans bok är att det är viktigt att man har en bra kommunikation
7
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
inom verksamheten, att människor, information och teknologin arbetar tillsammans för att
verksamheten skall gå framåt och kunna utvecklas.
Det Steven Alter påpekar flera gånger om är att ett förbättrat system inte är ett förbättrat ITsystem utan att helheten är mycket viktigare. ”The method assumes that a system includes
work practices, human participants, information, and technology, and that it exists to produce
products and services for internal or external customers.” (The Work System Method:
Connecting People, Processes and IT for Business Results, Steven Alter, sidan 2). I det
stycket förklarar Steven Alter lite grovt att det omfattar arbetsmetoder, människor som arbetar
med arbetsmetoderna, information, teknik och att det finns för att skapa produkter och tjänster
för interna och externa kunder.
För att få en förbättrad syn och kanske identifiera fel i sitt företag eller sin organisation har
Steven Alter tagit fram en modell som heter ”The Work System Framework” som är en del av
”The Work System Method” och kan förklaras såhär: Mänskliga deltagare och/eller maskiner
utför arbete med hjälp av information, teknik och andra resurser för att producera varor
och/eller tjänster för interna eller externa kunder. Affärer görs genom affärssystem. Typiska
affärsorganisationer innehåller arbetssystem för att köpa material från leverantörer, producera
varor, leverera produkter till kunder, hitta kunder, skapa finansrapporter, hyra anställda,
samordna arbetet mellan olika avdelningar och utföra många andra funktioner.
En annan del av ”The Work System Method” är ”Work System Snapshot”(WSS) är ett
förenklat system av ett arbetssystem. Alter beskriver även riktlinjerna till hur man producerar
ett WSS på bästa och mest effektiva sätt. Det är en fördjupning av arbetssystemets
utsträckning och mer exakt om alla element inom arbetssystemet och även om att lösa
oklarheter inom delar av systemet. Detta är mycket effektivt för att snabbt inse vilken mening
systemet har och om det verkligen är nödvändigt.
Detta är en väldigt bra metod för verksamheter som står sig i ostadiga miljöer.
Alter menar att förbättringar inte är omätbara men det är han menar att förbättringar är svåra
att mäta då man skall finna rätt sätt att mäta metoden på.
8
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
The Work System Method är skapat för att arbetsverksamheter ska förstå sin organisation och
inom denna modell finns det tre steg som är uppdelat i två nivåer vardera.
I steg ett finns det två nivåer, i första identifierar man problem som finns och hur systemet
fungerar. I andra nivån så behandlas problemet med hjälp av fem frågor angående problemet i
systemet.
Steg två, nivå ett handlar om att analysera problemen som funnits i steg ett och därefter söka
efter förbättringsmöjligheter. I nivå två hanteras tio frågor som rör analyseringen av
problemet och även om förbättringsmöjligheterna inom organisationen.
Steg tre, nivå två handlar om att rekommendera en förändring och därefter motivera varför
man vill göra denna ändring och i nivå två är det tio frågor som skall försöka få fram en bra
rekommendation som kan förbättra systemet.
Dessa tre steg gör det möjligt att upptäckta problem och finna förbättringsmöjligheter inom
systemet. Med hjälp av ”The Work System Method” av Steven Alter kan man analysera varje
system från grunden för att sedan kunna förbättra det på varje sätt. Och en viktig sak även är
att många företag/organisationer tror idag att ett bättre IT-system förbättrar systemen vilket
Steven Alter påpekar flera gånger att det inte gör utan gör det ofta mer komplicerat än vad det
borde vara och att se det ur ett helhetsperspektiv kan förbättra systemen avsevärt mycket mer.
Alter tar även upp fem teman där frågor ställs och det ges tips för att upptäcka problem och
möjliga förbättringar.
Paul Beynon-Davies förbättringsperspektiv
Beynon-Davies skriver att med hjälp av informationssystem kan vi organisera våra
verksamheter bättre. I många olika organisationer och företag behöver vi idag informations
system. Med hjälp av informations system kan vi organisera och utföra våra arbeten i
verksamheterna på ett bättre och lättare sätt. Beynon-Davies skriver om olika informations
system, för att nämna ett så presenterar han ”Management information systems”, i detta
system kan ledningen i organisationen hämta data om hur det ser ut bland olika delar av
företaget, till exempel produktions siffror, leveransrapporter, kostnader för arbete och annan
viktig information som ledningen kan tänkas behöva. I en varuaffärskedja används
”Management information systems” till att bland annat kontrollera försäljningssiffror och
lagerstatus.
Ett företag kan behöva informations system som kontrollerar sina anställdas uppgifter och
personinformation så att det automatiskt sparar och bevarar uppgifter på hur många timmar en
anställd har jobbat och lönen för detta, men också historik på vilka som jobbar och har jobbat
där .
Ett informationssystem (IS) är ett system av kommunikation mellan människor.
Informationssystem består av tre huvudkategorier, ”funtionality”, alltså funktionaliteten på
systemet, vad systemet har för uppgift med andra ord. ”Usability”, användbarheten, där man
ifrågasätter användningen av systemet. Det tredje är ”Utility” som är nyttan av systemet till
organisationen. Beynon-Davies vill att människan ska få mycket utrymme i systemen och ha
rätt att komma med idérika lösningar. Rent organisationsmässigt kan detta ses som en stor
fördel då de anställda som är engagerade i verksamheten får möjlighet att visa sina kunskaper
och utveckla sig verksamheten.
9
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
Beynon-Davies skriver också om att produktions system också kan vara till hjälp för
verksamheter. Informations system kan användas till att schemalägga framtida och pågående
produktioner, till att övervaka och granska produktion och räkna ut vilka råmaterial som
behövs till de olika produktionerna.
Företag och organisationer kan använda en rad olika informations system för att förbättra och
stödja verksamheten. Till exempel förbättra kontakten mellan de anställda genom e-mail,
chatter och nyhetsgrupper genom ett så kallat ”Intranet”( internnät). Åtkomst till noggrannare
och mer aktuell information i centrala servrar. Informations system kan ge ett bättre
arbetsflöde, genom bättre struktur, koordinering och samarbete.
Informations system blir utvecklade för ett syfte i organisationen, det byggs upp så att
systemet ska passa just den organisationen eller det företaget. Det gör att verksamheten
förbättras med hjälp av detta system, det kan göra det lättare att samla all information och
organisera den på ett bra sätt.
Informations system är ett system med kommunikationer mellan olika företag. Det är
utvecklat så att det ska förenkla arbetsprocessen och uppsättningen av verksamheten.
Systemet ska ha en funktion i verksamheten och blir utvecklad för att passa en eller många
olika organisationer för att underlätta situationen. Det ska behövas och vara så pass enkelt att
kunderna eller verksamhetens personal ska kunna förstå och använda systemet. Är systemet
för svårt att hantera av dess användare, är det lätt att det blir outnyttjat.
Förbättringar sker i verksamheten när de har en bra grund, ett bra informationssystem som
kan hantera företagets data.
E-commerce som använder ICT-system (informations och kommunikations teknologier), göra
det möjligt att hålla kontakten mellan olika företag och individer. Den utnyttjas för att göra
det lättare för organisationerna att omorganisera levererandet av produkter och tjänster för
bland andra leverantörer, kunder, anställda och samarbetspartners.
Ett Human Activity System är ett system som innehåller aktiviteter som styrs av individerna
själva, i den ingår en grupp människor som med hjälp av samlade resurser ska uppnå ett visst
mål beroende på vad organisationen eller företaget behöver. En organisation får in
information i form av inputs, från omgivningen och producerar outputs. Man kan säga att en
grupp (HAS medlemmar, eller system) samlar information från omgivningen och bearbetar
den för att sedan föra den tillbaka till omgivningen ”organiserad” eller omarbetad.
Beynon-Davies mäter sina förbättringar på så vis att han har tre huvudsätt att mäta på:
Efficacy, där man mäter hur väl systemet når sina planerade mål. Exempelvis ett företag som
tillverkar bord. Målet är att skapa 2000 hela bord på en dag. Efficacy mäter alltså hur väl
systemet uppnår detta mål.
Efter det kollar på ”Effiency” där man mäter hur väl ett system uppnår sitt tänkta mål med den
minsta användingen av företagets resurser. Därefter kollar man på ”Effectiveness” där man
kollar på helheten av systemet. Hur varan har fungerat inom detta möjliga subsystem i
förhållande till det större systemet.
Likt Alter ligger grunden till förbättringen av ett system i omgivningen och verksamheternas
anpassning. Ett system kan inte bara tillämpas utan några vidare kunskaper utan måste även
här gå igenom en massa steg för att hitta det rätta systemet. Utan anpassning och förståelse av
ett system, som oftast orsakar instabilitet i en verksamhet. Det är en självklarhet att alla
organisationer är olika och har olika behov. Dessa är ändå sammanknutna i ett huvudsakligt
10
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
incitament som bygger på att man måste se systemen som en helhet och inte förlita sig på
tekniken.
Likheter och olikheter
Den största skillnaden mellan Alter och Beynon-Davies är att Alter använder sig av bestämda
metoder och frågeställningar om hur man ska gå till väga när man utvecklar ett system för att
det ska bli ett så bra system som möjligt.
Beynon-Davies använder sig mer av fakta och exempel på olika verksamheter. Han förklarar
mer utförligt hur allt fungerar, mer faktamässigt.
Alter menar att om man följer alla metoder på rätt sätt kommer man lyckas med ett bra system
och Beynon-Davies går mer efter hur situationen ser ut och bedömer utifrån det hur man skall
gå till väga. Alter skriver även mycket om kända problem som framkommer i system och
förklarar hur dessa ska lösas.
En likhet mellan Alter och Beynon-Davies är att de båda nämner bra exempel på hur
systemen skall se ut och läggas upp. Båda tycker även att omgivningen och infrastruktur är
viktig för hur ett system skall fungera i verksamheterna. Viktigt är att användarna förstår
innebörden av hur ett system är uppbyggt och hur det fungerar.
Alter och Beynon-Davies anser båda att det är viktigt att ta in så mycket information som
möjligt om företaget för att få en bra bild hur de skall kunna bygga systemet.
1.5 Diskussion
Vad har vi kommit fram till?
För att systemet skall fungera måste omgivningen fungera. Förstår inte individerna som
arbetar med
Båda har olika metoder att få med omgivningen inom arbetet till systemet
Det krävs många steg för att komma till det system som skall fungera till sitt företag, det krävs
mycket samarbete mellan företag och systemutvecklarna.
11
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
Nackdel: det kan ta lång tid att skapa system pga av alla steg och det kan skapa konflikter
mellan medarbetarna pga alla har olika åsikter och tankar om hur systemet ska fungera och se
ut.
För att ett system skall fungera måste omgivning och alla faktorer utanför och runtom
systemet fungera, allt kan inte läggas på ett steg i systemet. Det som händer då är att det
fokuseras mest kring detta steg och om det kommer senare kommer fram att ett fel uppstått så
måste hela systemet byggas om för då är ett steg mitt i kanske fel för det resterande systemet.
För att få med dessa metoder som ofta utelämnas till systemet så har Steven Alter och Paul
Beynon-Davies olika sätt att få med dessa i systemet. Steven Alter tar upp mycket om själva
systemet i sig, hur det ska förbättras med hjälp av sin ”Work System Framework” medans
Paul Beynon-Davies tar upp mycket hur andra företag spelar stor roll och visar det mer ur ett
företagsperspektiv. Väldigt viktigt för ett få ett förbättrat system är att alla ska ha förståelse
över systemet, man ska inte ta ett system för givet bara för att det är en ”data-pryl”.
Teknologin idag är väldigt komplicerad och det blir då ännu viktigare att man förstår
innebörden av den. En robot kan mestadels klara sig själv, men ett system behöver stöd av oss
individer för att fungera exakt som ett företag eller en verksamhet vill. Båda författarna
betonar vikten av att främja kommunikationen. Vilket vi också fått en uppfattning av att man
måste göra. Man måste diskutera vad man vill uppnå, hur och försöka lösa problemen på ett
effektivt sätt utifrån systemet själv.
Det krävs många olika steg för att få fram ett fungerande system till ett företag/en
organisation. Det krävs till exempel samarbete och kompetent folk för att kunna använda och
utnyttja systemet så bra som det bara går. Införskaffar ett företag ett exempelvis ett nytt ITsystem med icke kompetenta personer att använda det blir resultatet ett mindre effektivt
system och arbete vilket leder till att företaget förlorar pengar, än ifall de haft kompetenta
personer som kunnat göra jobbet snabbare, effektivare och hittat bättre lösningar.
Ur ett förbättringsperspektiv måste allt tänkas på och ha kompetent folk och få så mycket som
möjligt ur varje steg i systemet men det kan även vara nackdel att ha många olika steg att
behöva tänka på hela tiden. Det tar då längre tid att skapa systemet med tanke på allt som
måste göras, det skapar konflikter mellan medarbetarna för desto fler medarbetare desto fler
åsikter kommer att läggas fram. Fastän alla vill uppnå samma mål så har inte alla samma
tankegång och kostnaden blir dyrare desto större systemet är.
Ur ett förbättringsperspektiv förklarar Steven Alter mycket bättre hur man analyserar och
hittar felen och vilka som ska förbättras. Paul Beynon-Davies förklarar hur E-business
används inom olika företag och organisationer och hur det ska användas. Skall man jämföra
Paul Beynon-Davies och Steven Alter så förklarar Beynon sin idé med e-business väldigt bra
och han påpekar hur viktigt det har blivit (både för näringslivet och för samhället) med hjälp
av teorier och konkreta exempel. Det vi känner är att det är en stor skillnad gentemot Steven
Alter är att Paul Beynon-Davies lägger mer fokus på att berätta hur system fungerar och vad
det gör men inte riktigt vad man ska använda dem till. Därför tycker vi att boken känns mer
som en faktabok och man måste hela tiden ha i åtanke att det är teorier. Detta tycker vi gör det
svårare att kritisera det som står men samtidigt förenklar för en själv att anpassa sitt system
för verksamheten med mer fantasi och påverkan av ens egna medarbetare.
Det vi anser är det viktigaste för en förbättring av ett system är det som betonats hos de båda
författarna, det vill säga kommunikationen och förståelsen av systemen. Vi kan alla säga att
man ibland kan ta tekniken för given och tro den kan lösa allt till oss. Tänker man efter är det
12
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
utifrån en verksamhet väldigt viktigt att fokusera på bristerna inom ett system för att bli ännu
bättre. För att bli bättre krävs det inte några ynka steg. Ett system är komplicerat och därför är
det viktigt att gå igenom flera steg av diskussioner och frågeställningar och granska systemet
noggrant. Vi rekommenderar därför alla verksamheter att ha Steven Alter och Beynon-Davies
teorier i åtanke om man vill förbättra sitt system
AVSLUTNING
System kommer alltid att förbättras för att det ska bli smidigare, kosta mindre för att tjäna mer
och för att när väl ett system har byggts upp hittar man fel och lyckas göra det smidigare för
just det företaget/den organisationen. Men det finns alltid en början någonstans och både
Steven Alter och Paul Beynon-Davies är perfekta grunder om inte redan de perfekta systemen.
Källförteckning
Alter, Steven (2006): The Work System Method: Connecting People, Processes, and IT for
Business Results, 280 s.
Beynon-Davies, Paul (2004): e-business, 480 s.
13
Therese Magnusson, Rafad Albaker, Lovisa Wahlsted och Andreas Radic
Rapport, IT-system ur ett förbättringsperspektiv
Grupp: 2
100930
14
