Fastställda: 2001-__ - __: ___
Styrdokument för ordförandes arbete
Sida: 1(2)
Styrdokument för ordförandes arbete
Ordförandes roll i föreningen är stor och viktig samtidigt är det en av de svåraste att bemästra.
En ordförande måste inte bara vara ledaren utan även föräldern, stöttepelaren och drivkraften. För
att lyckas som ordförande gäller det att få med sig resten av styrelsen i sitt arbete. En ordförande
kan inte göra allt själv utan ska ha resten av styrelsen som hjälp.
Som ledare för styrelsen så krävs det noggrannhet och planering. Det gäller att planera för både
styrelsen, föreningen och en själv. En god planering och förmåga att bedöma tidsåtgång gör att man
kan komma långt som ordförande.
Föreningsledandet
Ordförandes främsta roll är att leda föreningen i enlighet med verksamhetsplanen men även att vara
förebilden och initiativtagaren. Även om hela styrelsen måste agera förebilder för medlemmarna så
är det extra viktigt för ordförande.
När föreningen har fått upp styrfart och allting börjar rulla på så är det dags för ordförande att
forsätta driva på utvecklingen. En ordförande får aldrig bli nöjd med föreningen, den går ju trots
allt alltid att förbättra.
Tidsåtgång och tvång
Det gäller att ha god uppfattning om både tid och arbetsinsats. Det är nämligen viktigt att
ordförande fördelar arbetet jämnt över styrelsemedlemmarna så att man inte belastar någon för
mycket.
När folk uppskattar hur långt någonting kommer att ta så brukar folk vara tidsoptimister. Ett
gammalt militärt talesätt är att allt tar en timme längre än planerat, oavsett om man planerar för det
eller inte. Men det är alltid bättre att vara pessimist än optimist när det gäller tidsåtgång. Om man
är pessimist så gör man bara de saker som man verkligen kan anse sig ha tid med.
Tyvärr så är verkligheten sällan så snäll att man bara kan göra sådant man anser sig ha tid till,
ibland måste man helt enkelt ta sig tid. Det finns många saker som är tråkiga men helt enkelt måste
göras. Mycket av tråkiga går dock att förmildra. Det är sällan kul att räkna igenom ett års
närvarokort men en vecka går an. Så man bör göra mycket av det tråkiga i små skvättar då och då.
Så länge man inte låter jobb ansamla sig i högar så blir de sällan riktigt tråkiga. Och när det gäller
närvarokorten är det något som lokalansvariga kan sköta räknandet av.
Tiden mellan styrelsemötena
Mellan styrelsemötena så arbetar ju styrelsen oftast med att driva föreningens dagliga drift och
genomföra de beslut som fattats. Människor är av naturen glömska och det måste ordförande
motverka annars brukar saker glömmas bort. Ordförande bör ha en lista på de beslut som tagits som
klart säger vem som är ansvarig och när det ska vara klart. Med jämna mellanrum så får sedan
ordförande gå igenom listan och kolla hur det går för de ansvariga.
Det är inte fel för ansvariga att misslyckas så länge de säger det till styrelsen, saker kan förändras
och nya problem dyka upp. Därför är det viktigt med uppföljning.
Fastställda: 2001-__ - __: ___
Styrdokument för ordförandes arbete
Sida: 2(2)
Delegerandet och de oumbärliga
Att ge någon ett uppdrag kallas på finare språk att delegera. Man kan delegera mycket av styrelsens
arbete dock är man själv alltid ansvarig för den delegering man gjort. Om den man delegerar till
missköter sig så sitter man själv i klistret. Därför kräver delegeringar ordentlig övervakning om
man inte vet mycket väl vad personen går för.
Dock så får man inte vara för glad att delegera bort uppgifter för då kan personer bli oumbärliga.
Personer som är oumbärliga (icke ersättningsbara) är farligt för föreningen på längre sikt.
Försvinner den personen bort från föreningen så försvinner oftast enorma mängder kunskap samma
väg. Därför gäller det för ordförande att se till att så många som möjligt kan göra så mycket som
möjligt. Om någon i styrelsen är duktigt på något så bör denne utbilda övriga.
Saker som kan delegeras är t.ex. inköp, skrivande av beslutsunderlag, utkast och inbjudningar men
samtidigt så måste man alltid granska arbetet innan man använder det. Känner man tillräcklig
mycket tillit för en person eller en grupp personer kan man delegera över ansvaret för ett helt
projekt på dem.
När det gäller ansvarsfrågan så faller inte hela ansvaret för misslyckanden på styrelsen utan även
den som fått uppdraget har ett visst ansvar. De två parterna delar helt enkelt på ansvaret även om
det rent formella ligger på styrelsen.
Nyckelpersoner
I varje förening så finns det enorma mängder kompetens samlad och den måste ordförande försöka
hålla koll på. Om det finns någon som är extremt duktig på något så ska den så klart tillfrågas när
det behövs.
Att kunna få folk att arbeta och veta vilka man ska sätta på vilket arbete är svårt men samtidigt
oerhört viktigt. Rätt person på rätt plats gör underverk men fel person på fel plats orsakar kaos.
Ibland kan det vara bättre att vänta än att sätta fel person på jobbet. Samtidigt får man inte vara
rädd att låta okunniga hjälpa de kunniga. Utbildning och erfarenhet är något som är viktig.
Praktiska saker
Det finns ett antal praktiska saker som ordförande alltid bör ha nära tillhands. Här följer en lista på
några av dem, det kan ju alltid finnas annat som dyker upp:
Fräsch medlemslista
Postgironummer, organisationsnummer och vissa kundnummer
Minneslista för sig själv och övriga ansvariga (dvs. alla som ska göra något i föreningen)
Kontaktuppgifter till samarbetspartners som t.ex. kommun, Sverok, Sverok Svealand
Ju mera som ordförande lyckas hålla tillgängligt ofta, ju mindre bekymmer kommer det bli.
Det är inte sällan man behöver kunna få tag på personer med kortvarsel, både inom och utom
styrelsen. Ibland inträffar det kriser och då måste man veta vilka man ska kontakta.
Något som ordförande kan planlägga tillsammans med en eller två andra i styrelsen är diverse
krisplaner. Det kan vara allt från vattenläckor, dubbelbokningar av lokaler, personolyckor,
borttappade bidragsblanketter osv. Så länge man har mentalt förberett sig så kan man agera snabbt
och rätt. Utan förberedelser tenderar det att bli snabbt och fel, men genom att diskutera igenom
situationen i förväg så blir det mycket lättare. Då har man mentalt behandlat det hela en gång och
man har en viss rutin om än hypotetisk.
