Ärendenummer
Dokumentdatum
TRV 2015/32201
2015-06-26
Ert ärendenummer
Sidor
[Motpartens ärendeID]
2 (7)
Request For Information (RFI)
Kontroll av efterlevnad av sociala krav
Förbehåll och ansvarsfrihet
Detta dokument är inte en del av en upphandling, utan endast en förfrågan om information
(Request For Information – RFI). Denna RFI utgör inte heller något åtagande från
Trafikverkets sida, det vill säga att Trafikverket inte förbinder sig att genomföra en
upphandling efter det att RFI:n har genomförts.
Trafikverket har ingen skyldighet att ersätta deltagare för eventuella kostnader för svar på
RFI:n.
Inledning och omfattning
Trafikverket ansvarar för långsiktig planering av transportsystemet för alla trafikslag samt för
byggande, drift och underhåll av statliga vägar och järnvägar. Trafikverket har cirka 6 500
medarbetare på ca 142 orter i Sverige, med huvudkontor i Borlänge.
TDOK 2010:26 Mall_Brev v.3 (Fastställd av Trafikverket)
Trafikverket upphandlar och beställer produkter, tjänster och entreprenader för cirka 40
miljarder kronor per år för att utveckla och förvalta transportsystemet för väg- och
järnvägstrafik.
Trafikverkets verksamhet finansieras i huvudsak av skattemedel. Vår uppdragsgivare, ytterst
det svenska folket, och alla som har kontakt med Trafikverket har höga förväntningar på att
vi ska utföra vårt uppdrag på ett objektivt och neutralt sätt.
Trafikverket arbetar systematiskt med att befästa en organisationsmiljö som allmänheten,
våra ägare och samarbetsparter kan känna förtroende för. Som medarbetare i Trafikverket
ska man följa Trafikverkets uppförandekod och förväntas vi leva upp till högt ställda krav på
saklighet och opartiskhet och får aldrig ta hänsyn till ovidkommande önskemål. Det får heller
aldrig ens misstänkas att så sker. Mot denna bakgrund och med beaktande av reglerna om
mutor uppmanas alla som arbetar för Trafikverket (entreprenörer, konsulter,
materialleverantörer, transportörer mfl) att iaktta detta förhållningssätt och också följa de
principer som ligger till grund för Trafikverkets uppförandekod.
Trafikverket
www.trafikverket.se
Ärendenummer
Dokumentdatum
TRV 2015/32201
2015-06-26
Ert ärendenummer
Sidor
[Motpartens ärendeID]
3 (7)
Syfte och mål med RFI:n
Avsikten med denna RFI är att ge Trafikverket en översikt över de befintliga lösningarna på
marknaden avseende uppföljning av sociala krav. Det är vår förhoppning att svaren ska ge
oss kunskap om vilka lösningar dagens potentiella leverantörsmarknad har att erbjuda.
Trafikverket avser att upphandla en eller flera konsulter/revisorer behöriga att utföra
inspektioner/revisioner av entreprenörer/leverantörer när det gäller efterlevnaden av
överenskomna krav då det gäller etik och socialt ansvar, bland annat minimilön och
mänskliga rättigheter, ILO: s kärnkonventioner, insatser mot korruption mm. Det gäller
entreprenörer, konsulter, materialleverantörer, transportörer m.fl.
Vi avser att gå ut med en upphandling under hösten 2015, för att sedan teckna avtal under
våren 2016.
Generell information
Firmanamn:
Adress:
Kontaktperson:
E-mail:
Sociala krav som Trafikverket ställer i dag i kontrakten
TDOK 2010:26 Mall_Brev v.3 (Fastställd av Trafikverket)
Trafikverket ställer i dag följande sociala krav:
Förhållningssätt i etiska frågor
Entreprenören ska iaktta Trafikverkets förhållningssätt i etiska frågor, enligt nedan, då arbete
utförs på Trafikverkets uppdrag.
Trafikverkets verksamhet finansieras i huvudsak av skattemedel. Vår uppdragsgivare, ytterst
det svenska folket, och alla som har kontakt med Trafikverket har höga förväntningar på att
vi ska utföra vårt uppdrag på ett objektivt och neutralt sätt.
Trafikverket arbetar systematiskt med att befästa en organisationsmiljö som allmänheten,
våra ägare och samarbetsparter kan känna förtroende för. Som medarbetare i Trafikverket
ska man följa Trafikverkets uppförandekod och förväntas vi leva upp till högt ställda krav på
saklighet och opartiskhet och får aldrig ta hänsyn till ovidkommande önskemål. Det får heller
aldrig ens misstänkas att så sker. Mot denna bakgrund och med beaktande av reglerna om
mutor uppmanas alla som arbetar för Trafikverket att iaktta detta förhållningssätt och också
följa de principer som ligger till grund för Trafikverkets uppförandekod.
Trafikverket
www.trafikverket.se
Ärendenummer
Dokumentdatum
TRV 2015/32201
2015-06-26
Ert ärendenummer
Sidor
[Motpartens ärendeID]
4 (7)
Minimilön för personal och grundläggande rättigheter för arbetstagare
De arbetstagare som är engagerade för utförande av entreprenaden, ska minst erhålla
minimilön och andra minimivillkor på de områden som avses i 5 § Utstationeringslagen (SFS
1999:678), under förutsättning att sådan minimilön m.m. är tydligt definierad i ett centralt
kollektivavtal som tillämpas i hela Sverige på motsvarande arbetstagare i den aktuella
branschen. Av detta följer att entreprenören inte heller får anlita underentreprenör e.d. som
ger sina arbetstagare sämre villkor för lön m.m. än det sagda.
Produktion och transport av varor som används i entreprenaden ska ske under sådana
förhållanden som är förenliga med grundläggande rättigheter för arbetstagarna i
leverantörskedjan. I de fall det är skillnad mellan nationella och internationella bestämmelser,
är det högsta tillämpliga kravnivå som gäller.
Entreprenören ska ha rutiner för att säkerställa att varorna har producerats och
transporterats under förhållanden som minst är förenliga med:
- ILO:s kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet
samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182),
- FN:s barnkonvention artikel 32,
- den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet,
- samt den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som
gäller i tillverkningslandet.
Antidiskriminering
Entreprenören ska senast inom en månad efter kontraktets ikraftträdande samt därefter en
gång per tolvmånadersperiod, till beställaren inkomma med följande uppgifter och
handlingar:
TDOK 2010:26 Mall_Brev v.3 (Fastställd av Trafikverket)
a.
Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 § Diskrimineringslagen. Arbetsgivare som
sysselsätter färre än 25 arbetstagare ska istället inkomma med uppgift om antalet
sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas.
b. Dokumenterat arbete av målinriktat arbete för att aktivt främja lika rättigheter och
möjligheter i arbetslivet oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan
trosuppfattning enligt 3 kap. 3 § Diskrimineringslagen.
Entreprenören ska, på beställarens begäran, en gång per tolvmånadersperiod under
kontraktstiden, till beställaren inkomma med följande uppgifter och handlingar:
c.
Sanningsförsäkran som anger om entreprenören eller anställd som entreprenören
svarar för, vid utförande av detta kontrakt, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en
straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt gällande lag.
Trafikverket
www.trafikverket.se
Ärendenummer
Dokumentdatum
TRV 2015/32201
2015-06-26
Ert ärendenummer
Sidor
[Motpartens ärendeID]
5 (7)
Beskrivning av era lösningsförslag
Vi önskar att ni beskriver ett rekommenderat sätt för uppföljning av sociala krav. Vi vill veta
hur ni jobbar samt hur ni rekommenderar Trafikverket att jobba med uppföljning av sociala
krav. Beskriv de viktigaste områdena då det gäller sociala krav och vad som Trafikverket bör
ha med i sina underlag vid upphandling. Beskriv detta i ett separat dokument, men om/när ni
svarar på frågorna nedan, hänvisa då till vilken fråga ni svarar på enligt numreringen.
1
Vilka ytterligare krav, förutom de ovan, borde finnas med i Trafikverkets kontrakt?
2
Har ni ett standardpaket för uppföljning av sociala krav? Om ja, beskriv detta.
3
Beskriv vilka paket för uppföljning som ni har.
4
Beskriv er projektmodell för ett genomförande av denna typ av revision/kontroll.
5
Hur rekommenderar ni i vilken omfattning uppföljning ska ske?
6
Hur rekommenderar ni att kontroll av ledningssystem för egenkontroll utförs?
7
Beskriv hur ni kontrollerar att de ledningssystem som leverantörerna har fungerar i
alla led samt hur gör ni för att kontrollera det i praktiken?
8
9
Beskriv er process för hur ni hanterar kundspecifika krav.
Hur rekommenderar ni att en uppföljning bemannas när det gäller organisation,
geografiskt läge samt kompetensmässigt?
10 Beskriv hur ni arbetar med riskanalyser för att identifiera de mest kritiska områdena.
11 Hur hittar man det som är svårt att upptäcka och som leverantörer gärna inte vill visa?
Ex. gör ni icke annonserade kontroller.
TDOK 2010:26 Mall_Brev v.3 (Fastställd av Trafikverket)
12 Hur säkerställer/kontrollerar ni att medarbetare verkligen får behålla sin lön i
slutänden?
13 Vilka slags rapporter/underlag levereras efter utfört arbete? Skicka gärna med ett
exempel.
14 Vad händer om ni upptäcker en avvikelse? Beskriv processen
15 Hur rekommenderar ni hantering av avvikelser? Beskriv processen?
16 Vad brukar vara extra svårt att följa upp och vad gör ni för att klara detta?
17 Beskriv vilken erfarenhet av uppföljning i byggbranschen som ni har.
18 Ge exempel på referenskunder som använder er som revisorer.
Trafikverket
www.trafikverket.se
Ärendenummer
Dokumentdatum
TRV 2015/32201
2015-06-26
Ert ärendenummer
Sidor
[Motpartens ärendeID]
6 (7)
Offentlighet och sekretess
De svar som lämnas i enlighet med denna RFI kommer att vara allmänna handlingar vid
Trafikverket. Allmänna handlingar är offentliga och ska vid begäran lämnas ut till tredje man,
om det inte finns laglig grund för att sekretessbelägga efterfrågad information.
Uppgifter som inkommer till Trafikverket inom ramen för denna RFI kan komma att omfattas
av sekretess enligt offentlighet- och sekretesslagen.
Om den som lämnar information anser att vissa uppgifter bör sekretessbeläggas med
hänsyn till uppgiftslämnarens ekonomiska förhållanden, uppmanas denne ange det nedan.
En sådan begäran bör innehålla en precisering av vilka uppgifter som avses och vilken
skada uppgiftslämnaren skulle lida om uppgifterna röjs.
Observera att Trafikverket inte kan garantera att inkomna uppgifter kommer att omfattas av
sekretess. Trafikverket är skyldigt att göra en särskild prövning i varje enskilt fall då någon
begär att få tillgång till en allmän handling. Den som lämnar uppgifter inom ramen för denna
RFI bör alltså vara medveten om att Trafikverket eventuellt behöver lämna ut information till
den som begär detta.
Administrativ information om RFI
Svar på denna RFI emotses senast den 20 augusti 2015. Svar skickas som mail till
sofia.elfving@trafikverket.se.
TDOK 2010:26 Mall_Brev v.3 (Fastställd av Trafikverket)
Rubriken ska vara ”RFI-svar projekt ”Kontroll av efterlevnad av sociala krav”.
Av RFI-svaren ska det tydligt framgå på dokumentets första sida:
• namn (företags-/organisationsnamn),
• kontaktperson,
• kontaktuppgifter.
All korrespondens om denna RFI ska vara på svenska eller engelska.
Trafikverket kan komma att bjuda in deltagare som svarat på denna RFI där de kan
presentera sina svar i en workshop alternativt via ett enskilt personligt möte. Förslag på
datum för en eventuell workshop/personligt möte är 26-28/8, 31/8 och 1/9. Deltagande sker i
mån av plats.
Trafikverket
www.trafikverket.se
Ärendenummer
Dokumentdatum
TRV 2015/32201
2015-06-26
Ert ärendenummer
Sidor
[Motpartens ärendeID]
7 (7)
Vid frågor, kontakta:
Sofia Elfving
TDOK 2010:26 Mall_Brev v.3 (Fastställd av Trafikverket)
Projektledare,
Kontroll av efterlevnad av sociala krav
Trafikverket
www.trafikverket.se
