Luleå tekniska universitet
Kortfattad handbok för upphandling
Kortfattad handbok för upphandling
1 Allmänt
1.1 Inledning
För all upphandling av varor och tjänster vid LTU gäller Lag 2007:1091 om offentlig
upphandling (LOU). LOU finns på www.notisum.se/rnp/sls/lag/20071091.htm . De
grundläggande principerna i lagen är icke diskriminering, likabehandling, transparens,
proportionalitet och ömsesidigt erkännande.
Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt
diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet. Man får heller inte ge ett lokalt
företag företräde med anledning av dess geografiska läge.
Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika
förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information vid samma tillfälle.
Principen om transparens medför främst skyldigheten för den upphandlande
myndigheten att skapa öppenhet, att lämna information om upphandlingen och det
praktiska tillvägagångssättet vid denna.
Med proportionalitetsprincipen avses att kraven på leverantören och kraven i
kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det
som upphandlas.
Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats
av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU-/EES-länder.
För LTU gäller dessutom ”Riktlinjer för upphandling vid Luleå tekniska universitet”,
version 2007-10-15 som innehåller övergripande mål för upphandlingsverksamheten,
upphandlingspolicy, organisation av upphandlingsarbetet, gränser för direktupphandling
samt delegation för att fatta beslut och teckna avtal.
Riktlinjerna finns tillgängliga på LTUs intranät.
LTU är enligt lagens definition en upphandlande enhet. Det innebär att Rektor ytterst har
det övergripande ansvaret för all upphandling vid LTU. Den upphandlande enheten
företräder staten i händelse av prövning vid domstol.
1
Luleå tekniska universitet
Kortfattad handbok för upphandling
En upphandling som inte följer lagens bestämmelser om upphandling (LOU) kan bli
föremål för domstolsprövning genom överprövning under upphandlingsprocessens gång,
vilket kan innebära att man tvingas göra om upphandlingen eller att den får avslutas först
efter att rättelse gjorts, eller genom talan om skadestånd efter avslutad upphandling.
Denna kortfattade handbok gäller endast för upphandlingar understigande
tröskelvärdet, för närvarande ca 1,253 milj. SEK (2006-). För genomförande av
upphandlingar hänvisas till den centrala upphandingsfunktionen inom förvaltningens
enhet ekonomi och planering.
Med upphandling menas köp, leasing, hyra, eller hyrköp av varor eller tjänster.
1.2 Delegationsordning
Vid upphandling skall beslut fattas av behörig person enligt av Rektor beslutad
delegationsordning.
Delegationsgränserna gäller inte för behörighet att avropa mot ramavtal, utan där gäller
beslut från prefekt eller enhetschef.
Sammanfattning av uppgifter och befogenheter vid upphandling beskrivs i dokumentet
Riktlinjer för upphandling vid Luleå tekniska universitet.
1.3 Flödesschema för val av upphandlingsföfarande
Behov
Finns ramavtal?
öppen
upphandling
selektiv
upphandling
ja
nej
avropa
över tröskelvärdet?
ja
nej
förhandlad
upphandling
>200 kkr
2
ja
nej
förenklad
upphandling
direktupphandling
Luleå tekniska universitet
Kortfattad handbok för upphandling
2 Ordning för upphandling under tröskelvärdet, 1,234 milj SEK
Ur LOU, 15 kap.
Huvudregel om affärsmässighet
Upphandling skall göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och
även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall
behandlas utan ovidkommande hänsyn.
Det är viktigt att vi inom LTU samordnar våra behov av varor och tjänster inför
upphandlingar.
2.1 Allmänt
2.1.1 MBL och arbetsmiljö
Frågor rörande MBL (informationsskyldighet) och arbetsmiljö måste ofta beaktas i
samband med en upphandling. Samråd skall därför göras så att upphandlingen sker enlig
gällande personal- och miljöpolicy. Policy för personal och arbetsmiljö visas på LTUs
intranet.
2.1.2 Muta och bestickning
Enligt 20 kap 2 § brottsbalken är det straffbart som mutbrott för arbets- eller
uppdragstagare att ta emot, låta sig utlova eller begära muta eller annan otillbörlig
belöning för sin tjänsteutövning. Den som till arbets- eller uppdragstagare lämnar, utlovar
eller erbjuder muta eller annan otillbörlig belöning för tjänsteutövningen kan enligt 17
kap 7 § brottsbalken dömas för bestickning. Särskilt känsligt är det att under eller inför
upphandlingsprocessen ta emot gåvor i form av t.ex. resor, middagar, elektronisk
apparatur, programvaror eller andra mer eller mindre värdefulla varor eller tjänster. Ett
avgörande kriterium är när i tiden gåvan eller utfästelsen sker, ett annat är värdet.
Traditionella julklappar är normalt inget problem, såvida inte särbehandling sker, d.v.s.
att inte motsvarande förfarande skett under ett flertal år eller att vissa får en avsevärt
dyrare gåva, i samband med att en upphandling pågår eller är nära förestående. Särskilt
uppmärksammas resor och middagar där respektive bjuds med som privatperson.
Resor i samband med marknadsundersökningar, referensuppföljningar eller liknande i
samband med upphandling skall bekostas av universitetet.
Vid misstanke om muta skall alltid närmaste chef vidtalas för beslut om åtgärd, t.ex. att
returnera gåva. Det kan vara lämpligt att ta upp frågan med ledningen för företaget i
fråga.
2.1.3 Jäv
Den som skall handlägga ett ärende är jävig om saken angår honom själv eller närstående
eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för någon av
dessa eller om det i övrigt finns någon särskild omständighet som kan medföra en
opartisk bedömning eller misstanke därom. Den som är jävig får inte handlägga ärendet,
3
Luleå tekniska universitet
Kortfattad handbok för upphandling
och skall, om det kan finnas omständighet som kan antas utgöra jäv, självmant ge det
tillkänna.
2.2 Val av upphandlingsform
Kontrollera alltid först om det finns ramavtal (statliga, universitets eller lokala) som
kan utnyttjas. För anskaffning som grundas på ramavtal behöver inte anbud infordras. Det
går då bra att beställa direkt från leverantör och åberopa avtalet.
Samtliga lokala, universitetsgemensamma och statliga ramavtal som gäller för LTU finns
förtecknade i avtalskatalogen på LTUs intranät, http://avantra.adm.luth.se/avantra/news/ .
Det finns tre alternativa former av upphandling under tröskelvärdet, förenklad
upphandling, urvalsupphandling eller direktupphandling.
Förenklad upphandling är det förfarande som i huvudsak skall användas, se avsnitt
3. Detta innebär att anbud alltid skall infordras skriftligt, genom skrivelser eller annonser
och att
alla leverantörer har rätt att delta,
deltagande leverantör skall lämna skriftliga anbud, elektroniskt eller traditionellt
man får förhandla med en eller flera anbudsgivare.
Upphandlingsprocessen består av ett antal steg, se nedan. Den som äger behovet av
vara/tjänst ska normalt ansvara för genomförande av marknadsundersökning, utformning
av kravspecifikation och utvärdering av anbud. Resterande steg ansvarar den centrala
upphandlingsfunktionen för.
Förenklad upphandling består av följande steg, se även avsnitt 3 nedan:
Marknadsundersökning
Utformning av Kravspecifikation
Framtagning av övrigt Förfrågningsunderlag
Annonsering
Anbudsinfordran
Anbudsöppning
Utvärdering
Eventuell förhandling
Tilldelningsbeslut, avtal/beställning
Tilldelningsmeddelande
Leveransbevakning
Leveranskontroll
Betalning
Garanti
4
Luleå tekniska universitet
Kortfattad handbok för upphandling
Urvalsupphandling skiljer sig från förenklad upphandling genom att alla leverantörer
först ges möjlighet att ansöka om att få lämna anbud men sen har den upphandlande
enheten rätt att endast bjuda in vissa av de sökande till anbudsgivning.
Det saknas bestämmelser som närmare reglerar hur urvalet (kvalificeringen) ska gå till.
De grundläggande gemenskapsrättsliga principerna ska dock följas.
Direktupphandling sker utan infordrande av anbud och används för upphandlingar till
små belopp eller vid brådskande och oförutsedda behov då inte annan upphandlingsform
hinner tillämpas (endast vid ersättningsanskaffningar efter brand, stöld, översvämning,
maskinhaveri eller motsvarande) eller om synnerliga skäl talar för att direktupphandling
skall användas.
Brådska på grund av dålig inköpsplanering eller brist på planering i verksamheten i
övrigt är dock inte ett godtagbart skäl för direktupphandling.
Inom all offentlig upphandling oavsett storlek gäller att upphandling skall genomföras
affärsmässigt. Sålunda bör även vid direktupphandling den lägsta kostnaden eller den
bästa kvalitén eftersträvas. Prisjämförelser och andra undersökningar är därför lämpliga
förfaringssätt och skall därför om möjligt genomföras. Man bör således kontakta
tillräckligt många leverantörer för att få en uppfattning om vad som är rimlig prisnivå,
vilka kvalitetskrav man kan ställa och vilka övriga villkor som gäller. Det räcker med
muntliga kontakter. Det är inte förbjudet att förhandla med leverantörerna men man
måste komma ihåg att även vid direktupphandling skall dessa behandlas objektivt.
3 Förenklad upphandling
3.1 Marknadsundersökning
För att skapa underlag för att utforma anbudsinfordran och för att få en uppfattning om
upphandlingens omfattning är det lämpligt att genomföra en marknadsundersökning
innan själva upphandlingen påbörjas. Vid en sådan marknadsundersökning är det viktigt
att tala om för de leverantörer som kontaktas att man inte vill ha anbud utan endast
broschyrer o. dyl. samt ungefärliga priser. Man kan kalla det budgetoffert. Detta är viktigt
för att inte upphandlingen skall betraktas som påbörjad. Ge inga löften om framtida
beställningar!
Den som har behovet ansvarar för marknadsundersökningen. Centrala upphandlingsfunktionen kan hjälpa till.
3.2Anbudsinfordran
Anbud skall infordras från så många leverantörer att rimlig konkurrens etableras. Det
finns inte föreskrivet något minsta antal utan den rådande marknadssituationen bör
avspeglas i upphandlingen.
5
Luleå tekniska universitet
Kortfattad handbok för upphandling
3.2.1 Anbudsförfrågan
När upphandling påbörjas skall ett förfrågningsunderlag till anbudet upprättas.
Huvudansvarig är centrala upphandlingsfunktionen men för kravspecifikationen ansvarar
den enhet som har initierat upphandlingen.
Ta fram en kravspecifikation i form av beskrivningar uttryckt företrädesvis i funktionseller prestandatermer. Kraven formuleras i skallkrav och/eller börkrav. För mindre
komplicerade produkter kan man ibland hänvisa till ett visst fabrikat. I så fall måste
formuleringen ”eller likvärdig” läggas till. Kom ihåg att anbuden sedan skall utvärderas
mot samtliga de ställda kraven. Nya krav får inte heller ställas under
anbudsprövningen. Tänk därför i förväg noga igenom vilka krav som skall ställas.
Av anbudsförfrågan i övrigt skall framgå vilken utvärderingsprincip som man avser
utvärdera anbuden efter. Det kan vara lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga
alternativ. Väljer man det senare, vilket är det vanligaste, måste man också tala om vilka
kriterier förutom priset man fäster avseende vid. Att noga tänka igenom vilka dessa
faktorer skall vara blir därför av största vikt eftersom andra kriterier inte får tillmätas
betydelse vid utvärderingen. Exempel på sådana kriterier som kan värderas är
driftskostnader, underhållskostnader, garantier, utbildning, dokumentation,
kvalitetsaspekter mm. Faktorerna bör viktas (%) men måste rangordnas (numreras).
Ange i anbudsförfrågan:
– senaste dag när anbud skall vara inkommet,
– adress för inlämnande, elektronisk adress alt. Luleå tekniska universitet, Registrator,
971 87 Luleå
– hur anbud skall märkas, ”Anbud: diarienummer”
– giltighetstid för anbud,
– vilka leveransbestämmelser som skall gälla (ALOS 81, Montage 85, …),
– upphandlingsförfarande.
För att erhålla bästa möjliga anbud bör man ange att anbud kan komma att antas utan
föregående förhandling. Mallar för förfrågningsunderlag och kravspecifikation erhålles
från central upphandlingsfunktion.
3.2.2 Tullfrihet
3.2.2.1 Upphandling från anbudsgivare befintlig i land inom EU
För handel med företag belägna i land inom EU utgår varken tull eller annan skatt
eftersom EU är ett tullområde. Någon ansökan om tullfrihet behöver inte göras.
Tullmyndigheten kräver dock att universitetet månadsvis lämnar statistik över all handel
inom EU, sk Intrastat. För sammanställning av denna statistik skall, vid handel inom EU,
en fakturakopia alltid skickas till Tullmyndigheten.
3.2.2.2 Upphandling från anbudsgivare befintlig i land utanför EU
Vid handel med företag utanför EU tillkommer eventuellt tullavgift, vilken oftast är 3-5
% av fakturapriset inklusive fraktkostnad. Tag kontakt med Tullmyndigheten för
information om den gällande tullavgiften för det aktuella inköpet.
6
Luleå tekniska universitet
Kortfattad handbok för upphandling
Vid import av vetenskapliga instrument och apparater finns det möjlighet till tullfrihet.
Ansökan om tullfrihet samt en sk ”Försäkran” skall skickas till Tullmyndigheten i Luleå
vid beställningstillfället. Ett klart tillstånd skall finnas när varan senare levereras för att
erhålla tullfrihet. Blanketterna ”Ansökan” och ”Försäkran” finns att erhålla från
Tullmyndigheten.
Universitetet har ett hemtagningstillstånd, vilket i stort sett innebär en förlängd kredittid
för betalning av tull och moms. När varorna passerar svensk gräns registreras vissa
uppgifter (s.k. hemtagning) och vi har nio dagar för att lämna in en kompletterande
tulldeklaration, där tull och moms debiteras. Denna tulldeklaration sammanställs och
skickas till Tullmyndigheten.
Efter ca två veckor skickas en tullräkning ut för hela universitetets import under perioden,
vilken hanteras av enheten ekonomi och planering som senare vidarefakturerar berörda
institutioner/enheter.
3.2.3 Leveransbestämmelser
Det finns två standardavtal som kan användas för att reglera leveransbestämmelser vid
leverans till staten. ALOS 05 används vid köp av varor, medan Montage 85 används om
leveransen även skall innefatta en väsentlig andel installationsarbete.
En tumregel som brukar användas är att om installationskostnaden beräknas överstiga ca
25 % av den totala köpesumman skall Montage 85 tillämpas. Det är dock så att om
kvalitén på installationsarbetet kan påverka varans funktion i väsentlig omfattning bör
Montage 85 användas oavsett installationsarbetets andel. Även om standardavtal används
kan vissa paragrafer behöva anpassas efter den aktuella upphandlingen. Detta bör dock
om möjligt undvikas eftersom det kan komma att ”urholka” standardavtalet. Man måste
veta exakt vad man gör. Observera att om ALOS 81 eller Montage 85 används skall
vitesbelopp fyllas i under § 17 respektive § 18 för att vitesreglerna skall gälla.
3.2.4 Seriositetskontroll
Anbudsförfrågan skall innehålla krav på ifylld och bifogad blankett (SKV 4820) rörande
kontroll av att leverantörer fullgjort sina skyldigheter när det gäller skatter och avgifter.
Anbudsgivaren skall fylla i blankettens övre del och skicka in den till lokala
skattemyndigheten, som på anbudsgivarens begäran fyller i aktuella uppgifter och skickar
tillbaka den till anbudsgivaren. Blanketten skall bifogas anbudet.
Uppgifterna avser om anbudsgivaren är registrerad för moms, preliminär A-skatt och
arbetsgivaravgifter och från kronofogdemyndighet om han står i skuld för skatter eller
allmänna avgifter. Blanketten kan hämtas via Internet på www.skatteverket.se/broschyrer
. Gå in under ”Skatteblanketter” och därefter längst ner på sidan.
Kontroll skall också göras att företaget är upptaget i aktiebolagsregistret hos Patent- och
registreringsverket PRV. Dessa uppgifter kan i stället om så önskas kontrolleras av
upphandlande myndighet via ex Soliditet eller Safe Trade.
7
Luleå tekniska universitet
Kortfattad handbok för upphandling
3.2.5 Sekretess
Ett upphandlingsärende är inte offentligt förrän beslut fattats och avtal slutits (dvs.
att avtal/beställning utan reservation godkänts av båda parter) eller ärendet slutförts på
annat sätt. Se därför till att beställningserkännande inkommer.
Erhållna anbud skall förvaras inlåsta. Det är naturligtvis tillåtet att visa anbuden för dem
som skall vara med i utvärderingen. Innehåll i ett anbud, hur många som lämnat anbud
eller andra liknande uppgifter om upphandlingen får däremot inte delges annan
anbudsgivare förrän avtal slutits.
3.3 Anbudsöppning
Inkomna anbud skall förvaras avskilda och inlåsta i avvaktan på anbudsöppning.
Det måste därför framgå av inkomna försändelser att det är anbudshandlingar och vilket
ärende det gäller. Därför skall det av förfrågningsunderlaget framgå hur
anbudsförsändelse skall märkas.
Anbud skall öppnas så snart som möjligt efter sista anbudsdag. Man måste dock beakta
förvaltningslagens bestämmelser om när en handling anses inkommen till en myndighet. I
normalfallet kan anbud öppnas dagen efter sista anbudsdagen. Öppning av anbud skall
göras av två av universitetet utsedda personer. Protokoll skall föras över vilka anbud
som inkommit. Protokollet skall sedan bestyrkas av dessa två personer.
Kontrollera genast när anbuden öppnats att de är kompletta, att anbudsinfordran inte
missuppfattats samt att anbuden är jämförbara, s.k. nollställning. Detta innebär att
anbudsgivarna kan ges möjlighet att komplettera med uppgifter som saknas eller
förtydliga oklarheter i anbuden. Upprätta sammanställning över anbuden med priser,
leveranstider m.m.
3.4 Utvärdering av anbud
Det anbud som bedöms förmånligast skall antas. Beroende på vad som angetts i
anbudsförfrågan skall lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga alternativ väljas.
Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga skall mätas mot de krav som ställts
upp i kravspecifikationen och mot de kriterier som angetts i förfrågan. Ett anbud med
orimligt lågt pris får förkastas, dock först sedan godtagbar skriftlig förklaring inte kunnat
lämnas på begäran.
Man får inte anta ett anbud som inte uppfyller kraven men inte heller anta ett anbud som
vida överstiger de krav man ställt upp såvida inte det samtidigt innebär lägsta, eller
åtminstone samma pris. Annars måste man justera kravspecifikationen och ta in nya
anbud. Anbud får inte antas
om det inkommit för sent, d.v.s. kommit universitetet tillhanda efter sista anbudsdag,
om anbudsgivare inte är registrerad för moms, preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter och är skyldig att vara det,
om anbudsgivaren inte är registrerad i aktiebolags-, handelsbolags-, eller
föreningsregistret och är skyldig att vara det,
8
Luleå tekniska universitet
Kortfattad handbok för upphandling
om anbudsgivare är dömd för brott avseende yrkesutövningen (lagakraftvunnen dom).
3.5 Förhandling
Vid förenklad upphandling får förhandlingar föras. Observera att det är universitetet som
skall ta initiativ till förhandlingar. Låt inte anbudsgivare ta initiativ till förhandlingar om
sina anbud förrän internt beslut fattats. Förhandlingar bör i regel föras med mer än en
anbudsgivare, dock aldrig samtidigt så att anbudsgivare får kännedom om varandra.
3.6 Tilldelningsbeslut
Beslut i upphandlingsärende skall vara skriftligt. I tilldelningsbeslutet skall anges
vilka skäl som ligger till grund för att ett anbud antas. Det är inte tillräckligt att endast
skriva "fördelaktigast för staten" eller liknande.
Den centrala upphandlingsfunktionen ansvarar för att skicka tilldelningsbeslutet
tillsammans med skriftligt avtal/beställning till leverantören. Dokumentet skall dock
innehålla texten att ”dokumentet gäller endast med förbehåll att överprövning inte sker
inom 10 dagar”. Leverantören skall skicka tillbaka påskrivet avtal eller
beställningserkännande. Kontrollera att beställnings-erkännandet överensstämmer med
beställningen. Har leverantören fört in reservationer eller ändringar gäller dessa för
beställningen om man inte utan dröjsmål tillbakavisar de nya villkoren. Se 4.1
Beställningsrutiner.
3.7 Tilldelningsmeddelande
Den centrala upphandlingsfunktionen ansvarar för att tilldelningsmeddelande skickas
(med fax, tag kvitto, för att kunna bevisa att leverantören erhållit informationen) till
anbudsgivare som inte antagits. Dessa har därefter 10 kalenderdagar på sig att till
Länsrätten ansöka om överprövning av upphandlingen.
3.8 Leveransbevakning
En leverans som är försenad kan få ett aldrig så bra avtal att bli mycket dåligt. Se till att
leverantören inte har friskrivit sig från ansvar för försening. I vissa fall kan det vara bra
att avtala om vite för försening. Leveransförseningar av väsentlig betydelse kan innebära
att köpet måste hävas. Detta finns reglerat i ALOS 81 och Montage 85. Om någon av
dessa används skall vitesbelopp vara ifyllt för att vitesreglerna skall gälla.
3.9 Leveranskontroll
Kontrollera att rätt produkter har levererats på rätt plats och att levererat gods är
oskadat. Eventuella reklamationer avseende skadat eller fellevererat gods måste ske
omedelbart.
Vid leverans av anläggningar och mer avancerad utrustning bör särskilt funktionsprov
ske. Det skall i så fall framgå av beställningen och skall helst finnas med redan i
anbudsförfrågan. Leveransprov kan utföras i egen regi eller av opartisk besiktningsman.
Leveransprov skall utföras när hela leveransen är utförd. Kontrollera att dokumentation
om utrustningen har levererats. Upprätta också protokoll över genomförda funktionsprov.
Iakttag särskilt vad som kan vara avtalat beträffande leveranskontrollperiod och
leveransgodkännande.
9
Luleå tekniska universitet
Kortfattad handbok för upphandling
3.10 Betalning
Huvudregeln är att allt betalas 30 dagar från godkänd fakturas ankomstdag samt efter
godkänt leveransprov, om sådant utförs, annars efter godkänd leverans. Vid större affärer
kan dock delbetalningar förekomma t.ex. 1/3 vid beställning, 1/3 vid leverans och 1/3 vid
godkänt leveransprov eller slutbesiktning.
Anbudsgivare kan medges skäligt förskott på betalningen om han begär det i sitt anbud. I
annat fall bör förskott medges endast om det föreligger synnerliga skäl. Medge aldrig
förskott om de köpta varorna finns färdiga, om leveranstiden är kort (< 6 mån.) eller vid
beställningar av mindre omfattning. Förskottets storlek bör anpassas till vad som är
vanligt inom branschen. Som riktpunkt kan anges att förskott vid varuupphandling inte
bör överstiga 1/3 av beställningssumman. Vid tjänsteupphandling bör inte förskott
medges alls. Medges förskott skall säkerhet i form av t.ex. bankgaranti krävas.
3.11 Garanti
I regel börjar garantitiden löpa vid godkänt leveransprov eller slutbesiktning. Vid köp av
större anläggningar förekommer också en garantibesiktning i slutet av garantitiden. Har
inget särskilt avtalats om leveransprov börjar garantin att löpa vid leveransen. Ev.
reklamationer p.g.a. av garantiåtagande skall i regel vara skriftliga. Försök inte att själv
åtgärda fel som ligger under garantiåtagande då detta kan medföra att garantiåtagandet
sedan inte gäller.
4 Beställnings- och betalningsrutiner
4.1 Beställningsrutiner
Dessa rutiner är i första hand avsedda att användas vid direktupphandling eller vid
avrop mot ramavtal. Rutinerna bör i största möjliga mån tillämpas även vid förenklad
upphandling. En viktig skillnad är dock att all dokumentation vid mer omfattande
upphandlingar skall diarieföras och samlas i diariet medan det vid
direktupphandlingsförfarande räcker med att dokumentationen finns tillgänglig på
enhet/institution.
För att direktupphandling skall kunna tillämpas krävs att beställningsvärdet understiger
de värden som anges i punkt 1.2, d v s 200 kkr. För beställning genom avrop mot
ramavtal finns däremot ingen övre beloppsgräns. Alla inköp förutsätter att medel finns
avsatta i budget.
Rekommendationer:
1. Om beställningen inte avser avrop mot ramavtal och beloppet överstiger ca 10 000: bör en marknadsundersökning göras som omfattar minst tre möjliga leverantörer.
10
Luleå tekniska universitet
Kortfattad handbok för upphandling
2. Beställningen skall vara skriftlig. Om beloppet är mindre än ca 10 000: - och det finns
tillräckliga skäl godtas även andra beställningsformer.
3. Kopior på beställningen skall bevaras på den enhet/institution där upphandlingen sker.
Vid beställning från utlandet skall en kopia på beställningen sparas för senare
tullbehandling. Om beställningen skett från ett land utanför EU skall denna kopia i
förekommande fall åtföljas av en begäran om tullfrihet som undertecknats av beställaren.
Av beställningen skall framgå vart fakturan skall skickas. Fakturamottagare bör vara en
funktion eller en särskilt utsedd person inom enheten/institutionen, men inte samma
person som skall attestera fakturan.
4. Om ordervärdet överstiger ca 10 000: - skall leverantören lämna skriftligt
ordererkännande till beställaren som kontrollerar att detta stämmer överens med avtalade
villkor.
5. Marknadsundersökning, beställning och orderbekräftelse samlas på en av
enheten/institutionen utsedd funktion. Av dessa handlingar skall även framgå varför en
viss leverantör blivit vald.
4.2 Faktura och betalning
Regler för fakturabehandling och betalning finns i handbok för Agresso ekonomisystem,
LTUs intranet.
11
